Assistant Renfort de La Direction Ressources - Lyon, France - Métropole de Lyon

Métropole de Lyon

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Type d'offre:

- CDD
- Cadre(s) d'emplois:

- ADJOINTS ADMINISTRATIFS
- Référence:

- Service:

- Délégation transition environnementale et énergétique, Direction ressources
- 01/12/2023

Date de publication : 30/10/2023

Vous aspirez à exercer votre métier au sein d'une structure publique territoriale, porteuse de valeurs fortes, tout en recherchant un sentiment d'être utile à la collectivité ? Alors rejoignez la Métropole de Lyon
Ses 9200 collaborateurs contribuent aux politiques publiques inédites et ambitieuses au service de la population - 1,4 millions d'habitants - et du territoire.
En intégrant la direction ressources de la délégation transition environnementale et énergétique de la Métropole de Lyon et, sous l'autorité de sa directrice, vous êtes chargé d'apporter un appui à l'assistante de direction sur certaines de ses missions:

- assistance administrative à la directrice ressources, ainsi qu'aux responsables de service et unités de la Direction,
- gestion administrative de 1er niveau,
- tâches permettant de fluidifier l'interface entre les équipes de la Direction & les services des Ressources Humaines : 1er niveau de réponse, relais d'information, collecte et diffusion d'information.

**Vos missions**:
Au titre de l'assistance à la directrice ressources, ainsi qu'aux responsables de service et unités de la Direction:

- seconder l'assistante de direction dans certaines tâches administratives : impressions de documents, archivage, classement, commande et distribution de fournitures (suivi des stocks), aide à la gestion des ordres et frais de mission
- programmer certains rendez-vous récurrents dans les agendas (notamment les binômes entre la directrice et les responsables de service), et créer les supports de visio-conférence,
- préparer la logistique de réunions : invitation des participants, envoi d'ordres du jour, mise en forme et cohérence des documents présentés (ordre du jour, supports de réunions), rédiger des comptes rendus le cas échéant,
- contribuer à la gestion du courrier en binôme et relais avec l'assistante de direction,
- participer à l'accueil physique et téléphonique : filtrer, aiguiller, renseigner et accueillir.

Au titre de l'interface avec les services ressources humaines pour les agents de la Direction ressources:

- seconder l'assistante de direction, et prendre le relais lorsqu'elle est absente, dans ses missions d'antenne de gestion (assurer un 1er niveau de renseignement, être relais d'information auprès des RH si besoin, suivre les absences, les arrivées/départs, accueillir les nouveaux arrivants )
- assurer la diffusion de documents (bulletins de paie, SFT, bons de noël, tickets de restaurant),
- participer aux réunions RH trimestrielles et diffuser les informations dans le service.

Les missions décrites sont susceptibles d'évoluer pour s'adapter aux besoins et au contexte.

**Votre profil**:

- améliorer la présentation d'un document,
- accueillir, communiquer, informer, dialoguer, transmettre un message,
- organiser et planifier votre travail
- comprendre et analyser une question, une demande, une consigne,
- respecter des procédures et des délais,
- capacités rédactionnelles et relationnelles,
- capacité d'initiative et d'autonomie,
- rigueur, précision et méthode, notamment dans l'organisation de tâches partagées
- goût pour le travail en soutien et en appui,
- force de proposition pour améliorer/fluidifier/faciliter le bon fonctionnement de la vie administrative de la direction,
- dynamisme et réactivité,
- goût du travail en équipe et en réseau,
- rendre compte,
- capacité à se former et à entretenir ses connaissances,
- capacités d'adaptation et d'organisation, gestion des priorités.

**Conditions de travail**:
Lieu : Immeuble le Triangle, 117 boulevard Vivier Merle, 69003 Lyon

Temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés sont possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d'ARTT), 38h45 (7h45/jour + 22 jours d'ARTT).

Déplacements : pas de déplacements prévus dans le cadre des missions

Conditions d'exercice:

- locaux neufs et agréables,
- accès facile et à proximité immédiate de la gare Part-Dieu, ainsi que des lignes de Tramway T4, métro B et bus C7,
- tickets restaurant d'un montant de 8,50€,
- accès aux offres du comité social du personnel dès un mois d'ancienneté:

- participation financière à la complémentaire santé et à la prévoyance
- prestations sociales : aides à la mobilité et aux déplacements ; accès à l'offre de service du COS (voyages, billetterie, culture, loisirs, aides sociales)

Régime indemnitaire de fonction : Groupe 5.

Poste n'ouvrant pas droit à la nouvelle bonification indiciaire (NBI).