Secrétaire Administrative Polyvalente - Aubagne, France - HPS SARL

Description

_**Environnement et contexte **:_
- Au sein d'une entreprise de réparation et de maintenance de cuisines destinées à la restauration rapide, la SARL HPS a été créée en 1996. Composée d'une équipe de 11 personnes, et ayant pour ambition de s'agrandir dans les prochaines années, la société HPS recrute une secrétaire administrative qui viendra en appui à l'équipe de Direction._
- **Missions et activités principales **:_
- **Activités principales **:_
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
- Transmission des messages et informations aux interlocuteurs internes et externes, oralement, par mail, courrier et réseau sociaux.
- Réception et distribution du courrier et des colis déplacement à la Poste.
- Rédaction de lettres, comptes-rendus, notes et assurer la saisie ainsi que la reproduction de divers documents.
- Gestion et organisation des agendas et des déplacements, prise de rendez-vous.
- Assistance administrative : préparation des réunions de travail, suivi des dossiers et archivage, analyse et gestion des demandes d'informations.
- Elaboration d'outils de gestion administrative nécessaires au fonctionnement de la structure et suivi de leur complétude.
- **Missions spécifiques **:_
- Le traitement des notes de frais et la gestion des congés.
- La saisie de documents comptables et l'émission de factures.
- La gestion du matériel et des fournitures de bureau.
- La gestion logistique.
- **Positionnement hiérarchique **:_

Sous l'autorité des membres de l'équipe de Direction.
- **Connaissances et savoirs **:_
- _**Savoir-faire **:_
- Savoir s'exprimer oralement et par écrit, bon niveau d'orthographes et qualités rédactionnelles
- Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphoniques,)
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point)
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Analyser et gérer les demandes d'information
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Travailler en équipe et en relation partenariale
- Enregistrer les messages et rendre compte
- _**Savoir-être **:_
- Autonomie de travail, discrétion et respect de la confidentialité.
- Sens de l'organisation et du relationnel.
- Esprit d'initiative et facilité d'adaptation.
- Sens des priorités et de l'organisation.

Type d'emploi : CDI

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Périodes de travail de 8 heures
- Travail en journée

Type de contrat:

- CDI

Lieu du poste : Un seul lieu de travail