Office Manager - Paris, France - Lightspeed Commerce (FR)

Lightspeed Commerce (FR)

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Objet du poste

Jouant un rôle essentiel dans la coordination des activités de bureau, la gestion des relations avec les fournisseurs et la garantie d'un environnement de travail fluide.

Notre mission commune

Lightspeed alimente les entreprises qui sont l'épine dorsale de l'économie mondiale.

Notre plateforme de commerce tout-en-un transforme et unifie les opérations numériques et physiques en permettant la vente multicanal, l'expansion vers de nouveaux lieux, les paiements mondiaux, les solutions financières et la connexion aux réseaux de fournisseurs. Avec la plateforme commerce de Lightspeed, les commerçants du secteur de la vente au détail et de l'hôtellerie peuvent construire des entreprises prospères pour l'avenir.

Nous sommes passionnés par la possibilité de permettre aux gens de faire de leur mieux. Nous rêvons grand et nous recherchons des personnes qui en font de même. Avec nous, les jalons de carrière se produisent souvent et nous célébrons chacun. Venez travailler avec nous et découvrez où votre carrière vous mènera chez Lightspeed

Rôle

Être le premier point de contact et le visage du bureau Maintenir le bureau propre et organisé conformément aux normes de Lightspeed Commander des fournitures de bureau et de la cuisine et traiter les factures Gérer le calendrier des salles de réunion Planifier et organiser des événements/activités sociales pour le bureau, en maintenant la culture du bureau Coordonner les activités amusantes (anniversaires, apéros du vendredi après-midi, célébrations départementales) Gérer les relations avec les fournisseurs et trouver le meilleur ajustement pour Lightspeed Fournir une supervision locale et coordonner la gestion des biens et installations, en rendant compte à l'équipe des installations Réviser, prioriser et redistribuer le travail lorsque cela est approprié Planifier des entretiens réguliers pour maintenir notre bureau comme le meilleur espace de travail possible Soutenir et aider à la réservation des voyages des employés et à la maintenance de la plateforme Gérer la plateforme de réservation de bureaux Gérer le courrier entrant et sortant, y compris l'expédition/les coursiers pour l'équipe Soutenir les bureaux de Genève, Lausanne et Zurich à distance, ouvert aux déplacements fréquents vers ces endroits Et un peu de... Contribuer en tant que membre de l'équipe élargie pour atteindre les objectifs organisationnels, même si cela signifie faire des choses qui ne relèvent pas strictement de votre rôle.

Indicateurs de performance clés (KPI)

Comment savoir que vous faites du bon travail:
Les visiteurs et les employés donnent des retours positifs sur leurs interactions avec le responsable de bureau en tant que premier point de contact. Fournir un excellent service client, avec une attention aux détails et gérer les demandes de manière professionnelle Les demandes sont traitées et résolues par le responsable de bureau lors de leur premier contact, sans nécessité d'escalade ou de suivi. L'espace de bureau est propre et organisé ; les mesures de santé et de sécurité sont précises selon des critères et des normes prédéfinis, alignés sur les normes de Lightspeed. Les fournitures de bureau et l'inventaire de la cuisine sont commandés de manière efficace et précise pour garantir un flux de travail fluide et éviter les pénuries. La maintenance est planifiée à temps et les problèmes sont résolus rapidement pour maintenir un espace de travail productif et confortable. Les employés donnent des retours positifs sur les événements de bureau et les activités sociales pour évaluer l'efficacité de maintenir une culture de bureau positive ; rapport des retours négatifs/suggestifs. Suivre les taux de participation des employés aux activités amusantes, telles que les célébrations d'anniversaire, les apéros du vendredi après-midi et les célébrations départementales, pour promouvoir l'engagement et l'inclusivité de l'équipe. Évaluer l'efficacité des relations avec les fournisseurs et trouver les fournisseurs les mieux adaptés pour Lightspeed en fonction de la qualité, du coût et du service pour garantir une performance globale, une qualité et une fiabilité. Respecter les lignes directrices/processus de gestion des installations et des opérations et signaler tout problème ou amélioration au responsable des installations et/ou au responsable des opérations en temps opportun. Capable de réviser, prioriser et redistribuer les tâches au sein de l'équipe lorsque cela est nécessaire pour maintenir un flux de travail efficace, ne pas manquer les délais et reporter/retarder les projets/tâches. Expérience

2 à 3 ans d'expérience en gestion de bureau Expérience antérieure dans des tâches administratives Expérience antérieure en budgétisation Attributs et compétences

Ce qui vous aidera à réussir dans ce rôle:
Maîtrise courante de l'anglais et du français,