Assistant/te Administratif/ive - Montpellier, France - GRETA CFA MONTPELLIER LITTORAL

Description

**L'entreprise**Le Greta-Cfa Montpellier Littoral, organisme de formation continue et par apprentissage de l'éducation nationale, recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) afin de réaliser les tâches liées à l'activité de formation, au suivi administratif des dossiers stagiaires et à l'organisation interne du GRETA.

**Le poste**

Dans le cadre d'une mobilité interne, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) qui sera en charge du suivi administratif et financier des dossiers stagiaires.

1- Dossiers administratifs stagiaires:

- Préparation du livret d'accueil stagiaire, des annexes et du classeur de formation
- Préparation en relation avec le coordonnateur des éléments de démarrage de formation
- Suivi hebdomadaire des présences et compte rendu au coordinateur pour prévention de l'absentéisme et du décrochage
- Saisie mensuelle des états de présence et absence, avec le coordonnateur et établissement des documents institutionnels de suivi des heures (Sigma, Kairos, YParéo,)
- Suivi insertion des anciens apprenants (fin de formation - 3 mois - 6 mois - 12 mois) selon les exigences définies par le financeur
- Mise en forme diffusion et classement des courriers, convocations, avertissements selon la nomenclature GED définie et en lien avec le coordonnateur et le CFC

2- Suivi de la période de formation en milieu professionnel
- Edition convention et livret de stage
- Constitution de la base de données des stages, transmission au formateur référent entreprise
- Edition des états de présence en entreprise par période
- Centralisation et vérification des feuilles d'émargement entreprise

3- Financeurs et partenaires
- Suivi des salariés en formation (attestation mensuelle de présence)
- À l'entrée en formation, saisie et envoi des documents spécifiques fournis par le financeur (saisie du certificat de démarrage, de la liste des stagiaires, liste des formateurs)
- Saisie et envoi des fiches de suivi des heures de formation stagiaires
- Assistance au coordinateur pour l'édition des comptes rendus d'exécution en lien avec le coordonnateur (bilan pédagogique, statistiques, tableau récapitulatif du suivi d'insertion des stagiaires à la sortie, récapitulatif des visites en entreprise, attestation de suivi en milieu professionnel)
- Envoi de courriers de convocation : bilans, réunions pour les institutions, entretien de régulation, conseil de discipline
- Préparation du bilan interne

4- Évaluation:
Certification, attestations
- Aide à l'organisation des sessions d'examen (CCF, Titre, Jury)
- Formalisation des attestations de fin de formation : attestation d'acquis, attestation de formation avec taux d'assiduité

5- Suivi d'activité
- Saisir les données stagiaires sur les logiciels dédiés
- Renseigner l'assiduité sur les plateformes dédiées des différents financeurs

6- Facturation:

- Transmission des éléments nécessaires à la facturation
- Contrôle de la conformité des feuilles d'émargement et des justificatifs transmis

Poste pérenne. Statut contractuel de l'éducation nationale : CDD renouvelables sur année civile.

9 semaines de congés par an mis en œuvre dès la 1ère année civile entière.

Poste à 70%.

Poste à pourvoir au 04/01/2024
- Maîtrise des outils bureautiques : Outlook - Word - Excel
- Qualités relationnelles
- Capacité à travailler en équipe
- Rigueur
- Organisation
- Ténacité
- Autonome mais sait rendre compte
- Sens du service public

Poste pérenne. Statut contractuel de l'éducation nationale : CDD renouvelables

**Poste à 70%, **quotité évolutive dans le temps

Type d'emploi : CDD

Salaire : 1 643,54€ à 4 027,45€ par mois

Programmation:

- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Expérience administrative: 1 an (Exigé)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel