Office Manager - Marseille, France - PRO ARCHIVES

Description

Groupe PRO & Cie, cherche son futur Office Manage - Assistant de direction polyvalent (H/F). Sous la responsabilité de la direction générale, vous missions seront les suivantes:
**Pour la Holding PRO ARCHIVES**:
Gestion des locaux:

- Gérer le standard téléphonique et l'accueil client et visiteurs
- Suivre les différents travaux et rénovations et gérer les intervenants extérieurs (SAV divers, petits travaux et gros travaux, contrats annuels )
- Gérer et déclarer les sinistres (fuite d'eau, problème de rideau électrique, accidents )
- Gérer la salle de réunion, veiller à la bonne organisation des réservations
- Gérer entrées et sorties
- accès des locaux (attribution des badges des locaux)
- Assurer la bonne tenue, la gestion et l'animation des locaux en général et notamment de la salle de détente
- Organisation d'after-work, anniversaires, anniversaires d'anciennetés
- _En étroite collaboration avec le service marketing_
- Participer et suivre l'intégration des nouveaux collaborateurs (logistique d'arrivée, création et suivi du process d'intégration, articulation entre les différents services concernés _(via TAIGA)_
- Recueillir les idées, proposer et mettre en place des améliorations des procédures relatifs à la gestion des locaux, la communication _(rapport d'étonnement)_

Assistanat de direction:

- Assistanat de 1 président et 2 directeurs dans leur gestion du quotidien comme de sujets ponctuels
- Gestion et organisation des déplacements professionnels, réservations (hôtelières et transports) pour la direction autour des évènements.

**Pour les 30 sociétés du groupe et les 80 collaborateurs**:

- Réceptionner et gérer le courrier entrant et sortant, attribuer et renommer le courrier GED, gérer le workflow factures
- (Validation et redirection des factures et courriers au bon services GED vérifier la bonne conformité des factures, selon devis et contrats en vigueurs)
- Traiter et organiser l'information : collecte, classement, mise à jour physique et numérique
- Mise à jour du répertoire téléphonique et organigramme groupe
- Mise à jours et gestion des contrats de sécurité et mis en conformité des locaux (vérification des alarmes incendies, extincteurs, affichages obligatoires, trousses de secours)
- Analyse des contrats et pertes financières des acquisitions
- Fiche d'entreprise all filiales
- Créer et mettre à jour les DUERP all filiales de façon annuelle
- Suivre et gérer les visites médicales des collaborateurs, en collaboration avec la médecine du travail.
- Suivre et gérer les services généraux (renouvellement abonnements, maintenance, entretien, sécurité en entreprise, affiches obligatoires.)
- Vérifier, mettre à jour et suivre les contrats et abonnements de l'ensemble du groupe. Via les plateformes (téléphonique, total, ulys..)et un tableau de suivis par filiale.
- Gestion des contrats d'assurances de l'ensemble du groupe (contrat auto, RC pro, RC, MULTIRISQUE etc.)
- Commander et gérer les stocks fournitures diverses (cartes de visites, clés, fournitures de bureau, consommables, mobilier ) de l'ensemble du groupe
- Gestion et suivi de la flotte de véhicule, (gestion des sinistres, attribution, entretien, badges, carte carburants, vignettes Crit'Air TCO par véhicule via Total, suivis de contrats de financement, leasing, changement de propriétaires, cession achats.)
- Renégociation des contrats des sous-traitants.
- Gestion de la performance des achats sur le principe du Cost killer.
- Gestion, mise à jour et commande carte bancaire des collaborateurs (mise à jour des interlocuteurs banques,
- Mise en place et mise à jour de procédures.
- Gestion et inventaires du matériel mis à disposition des collaborateurs (ordinateur, téléphone, casques, accessoires.)
- Gestion des garanties (matériels)
:

- Gestion logistique (réservation de lieux, transports, hébergement, restauration)
- Gestion de partenariats _(gérer le lien entre les collaborateurs et nos partenaires, distribution des places offertes par nos partenaires)_
- Participer activement à la communication interne groupe (gestion teams global, outils de communication interne )
- _En étroite collaboration avec le service marketing_

Participer et suivre les sorties des collaborateurs pour l'ensemble du groupe

Si vous avez 2 ans d'expérience minimum et que vous pensez possédez la motivation et toutes les compétences requises, alors ce poste est fait pour vous.

Le salaire est négociable selon votre expérience et vos compétences.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 1 800,00€ par mois

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel