Secretaire Administratif - Bordeaux, France - Groupe hospitalier Pellegrin

Groupe hospitalier Pellegrin

Entreprise vérifiée

Bordeaux, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Détails de l'offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

SECRETAIRE ADMINISTRATIF - CIC IT - H/F

**CONTRAT**

CDD

**DESCRIPTIF**

Descriptif du poste:
Le Centre d Investigation Clinique Innovation Technologiques (CIC-IT) recrute un secrétaire administratif.

Il s agit d un poste pérenne visant à remplacer un départ à la retraite. Ce poste est ouvert aux titulaires de la fonction publique ainsi qu aux contractuels et peut déboucher sur les concours de la fonction publique hospitalière.

Contenu du poste

Assister les coordonnateurs du CIC IT dans la gestion administrative et financière du service.

Mission(s) générale(s)
- Assurer la gestion des commandes et l organisation des missions des personnels
- Réaliser le suivi et le bilan financier des projets et ressources du service
- Réaliser les missions de type secrétariat
- Assurer un support administratif au processus de recrutement et à la gestion du temps des personnels (et stagiaires)

Principales activités
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et du personnel
- Gestion et coordination médico-administrative
- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d activité

Mission(s) spécifique(s)
- Saisir les commandes dans les logiciels selon les procédures et assurer leur suivi
- Mettre en place les missions dans les logiciels selon les procédures, et assurer leur suivi jusqu au remboursement des frais
- Gérer les requêtes de suivi et de clôture budgétaires selon les règles « Gestion Budgétaire et Comptable Publique »
- Assister les coordonnateurs dans la gestion administrative et financière des contrats et conventions
- Réaliser les tableaux de suivi des dépenses et recettes annuels
- Assister les coordonnateurs dans la rédaction des bilans scientifiques et financiers annuels et quinquennaux (activité bibliographique, mise en forme des rapports)
- Gérer la mise à disposition des ressources matérielles en relation avec la direction des systèmes d information, la plateforme biologique d innovations biomédicales et les autres opérateurs (téléphone, ordinateurs, équipements)
- Animer les réunions de fonctionnement interne, en saisir les compte-rendu, ainsi que ceux des réunions des revues de projets
- Accueillir les visiteurs et gérer le courrier
- Organiser des réunions, visites, conférences et événements... et participer à la communication du service (mailing)
- Traiter des courriers, dossiers du personnel du service, documents dans son domaine (enregistrement numérique, tri, traitement, diffusion, archivage)
- S assurer auprès des employeurs de la bonne exécution des procédures de recrutement et imputations budgétaires pour les personnels et stagiaires
- Saisir dans le logiciel de gestion du temps de travail le présentiel du personnel hospitalier
- Participer à l élaboration et à l amélioration du Système Qualité (rédaction de documents, relevés d indicateur)

Principales conditions particulières d exercice

Travail sur écran prolongé ( à 4h)

Profil recherché:
Aptitudes attendues:
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d archivage, un système de gestion documentaire

Élaborer, adapter et optimiser son planning de travail, de rendez-vous, des visites

Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers, dont Excel

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel relatif à la recherche

Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d activité

Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

S exprimer avec professionnalisme auprès d une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles

Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau

Connaissances attendues

Utilisation de l anglais à l oral et en lecture/écriture

Bureautique

RGPD

Communication

Gestion Budgétaire et Comptable Publique

Organisation et fonctionnement interne de l établissement

Management par la Qualité

Secrétariat

Vocabulaire médical

**PERSONNE À CONTACTER**

**ETABLISSEMENT**

Groupe hospitalier Pellegrin
Place Amélie Raba-léon
33076 Bordeaux