Cdi - Assistant de Direction (H/F) - Paris, France - HERMES SELLIER

HERMES SELLIER

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

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CDI - ASSISTANT DE DIRECTION H/F

Contract type: Regular position

Country/Region: France

City: PARIS, Île-de-France

Job: Administrative Functions

Experience: Minimum 6 years

Company: HERMES SELLIER

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Job description

**MISSION GENERALE**:
Vous assistez le Directeur Artistique ainsi que son équipe au sein du Service Décoration.

Le Service est en charge de la création des vitrines de la boutique du Faubourg St Honoré et de divers événements de la Maison Hermès (réceptions, films, défilés, expositions et autres événements internationaux).

Vous assurez un relais d'information, d'organisation et de coordination au sein de l'équipe et de ses différents pôles, dont vous contribuez ainsi à faciliter, fluidifier et « animer » le fonctionnement au quotidien.

Par ailleurs, vous avez un rôle de coordination de la communication du Service Décoration, avec les interlocuteurs Groupe (codir, comex, chefs de projets internes) et les interlocuteurs externes (artistes, prestataires ).

**PRINCIPALES ACTIVITES**:
**Assistanat courant**
- Gérer l'agenda du Directeur Artistique : gestion des rendez-vous, des réunions interne et externe, déplacements et congés, avec pour objectif constant : l'optimisation du temps et les alertes sur ses échéances.
- Gérer les courriers, mails (tri, transferts, transcription, rédaction...) et coursier.
- Préparer et organiser les rendez-vous et réunions : constituer les dossiers, collecter les ordres du jour et, si besoin, les comptes-rendus.
- Organiser les déplacements récurrents et exceptionnels du Directeur Artistique (réservation de transports, hôtel, restaurants )
- Établir les notes de frais et en assurer le suivi.
- Suivre le nombre de jours travaillés du Directeur Artistique et de ses équipes.
- Accueillir les nouveaux collaborateurs et prestataires : ouverture des comptes mail/informatiques, accès/badge sécurité et transmission des consignes de sécurité et règlement interne.

**Gestion administrative et intendance**:

- Réaliser, et mettre à jour le planning annuel du Service, des congés des équipes et l'agenda commun interne du Faubourg. Validation des dates clés auprès de la direction.
- Éditer les contrats des artistes en lien avec le service juridique.
- Commander et gérer les fournitures et autres matériels/outils de travail pour l'ensemble des équipes des différents pôles du Service.
- Assurer le relais avec les équipes du stock de décors pour sa bonne gestion. Prêts et suivi d'emprunt d'œuvres et décors, commande de matériels et aide aux inventaires
- Suivre, contrôler et donner les instructions aux services généraux et à la sécurité, ainsi qu'aux sociétés externes prestataires de service : ménage, expéditions, maintenance, informatique/bureautique/téléphonie.
- Suivre les budgets de dépenses des frais généraux du service en lien avec le Responsable Financier.
- Assurer l'archivages des documents liés aux projets du service, édition d'album et cadres photographique, contrôle et diffusion des photographies. Achat d'ouvrage et mise à jour de la bibliothèque.

**Coordination**
- Jouer un rôle d'interface et de coordination pour s'assurer que le directeur Artistique et l'équipe soient au bon niveau d'information, et ce dans un souci de rapidité et de fluidité. Communiquer de façon très étroite avec les responsables de pôles afin de s'accorder en permanence sur les sujets/projets en cours ou à venir.
- Organiser les voyages, séminaires (réservation transports, hôtel, restaurants, visites, activités et édition d'un carnet de voyage).
- Mettre en place et coordonner les interventions et interactions du Directeur Artistique et du Service : tournages, interviews, visites de l'atelier, présentations, conférences, cours en école supérieure

**Réception et Événementiel**
- Organiser les « Lever de Rideaux » des vitrines du Faubourg (cocktail saisonnier):
Invitations : listing invités, impression, calligraphie, envoi, suivi de réception

Traiteur : menu, implantation buffet, commande boissons

Sécurité et nettoyage.
- Accueillir les rendez-vous, invités du Directeur Artistique et préparation de collation.
- Commande et mise en place de déjeuner professionnel du Directeur Artistique.
- Organiser les événements liés à la vie de l'équipe (dîners lors des périodes de montage des vitrines, déjeuner d'équipe au bureau ou externe, pot de service ).
- Envoi remerciements et carte de vœux.

**PROFIL RECHERCHÉ**

Expérience confirmée en Assistanat de Direction ou Coordination (5 ans minimum) dans un environnement exigeant, idéalement au sein d'une direction artistique ou d'un studio de création.

Très bonne maîtrise des principaux outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et outils de téléphonie

Excellent esprit d'équipe et sens du service.

Sens de l'organisation, autonomie, assuran