Assistant(E) (H/F) - Saint-Ouen, France - ALSTOM

ALSTOM

Entreprise vérifiée

Saint-Ouen, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Req ID:402949

À la tête des entreprises qui s'engagent vers un avenir plus vert, Alstom développe et commercialise des solutions de mobilité qui apportent les fondements durables pour l'avenir des transports. Notre portefeuille de produits s'étend des trains à grande vitesse, métros, monorails et tramways jusqu'aux systèmes intégrés, services sur mesure, infrastructures, signalisation et solutions de mobilité numérique. Nous rejoindre, c'est rejoindre une entreprise bienveillante, responsable et innovante où plus de personnes ouvrent la voie à une mobilité plus verte et plus intelligente, dans le monde entier.

**Objectif de l'emploi**:
Sous la supervision Chief Ethics & Compliance Officer, l'assistant(e) effectue un travail de gestion pour aider à l'administration et à la coordination de toutes les activités ;
Cela inclut le soutien de l'équipe de direction et l'exécution de tâches administratives avec compétence, dynamisme et amabilité. Il s'agit d'une fonction étendue et responsable qui requiert de solides compétences en matière d'administration, d'informatique, d'organisation et de communication, ainsi qu'une attitude proactive et volontaire.

**Responsabilités**:

- Agir en tant que point de contact entre le Top Management.
- Réceptionner les appels, prendre les messages et acheminer la correspondance.
- Traiter les demandes et les requêtes de manière appropriée
- Maintenir un agenda professionnel et personnel, organiser des réunions et des rendez-vous et faire des rappels.
- Produire des rapports, des présentations et briefs.
- Développer et mettre en place un système de documentation et de classement efficace.
- Gestion des voyages ; Création et gestion de bout en bout de tous les voyages en relation avec l'agence de voyage et gestion des processus VISA et des notes de frais.
- Gestion des factures ; création des fournisseurs, création des bons de commande et suivi avec les fournisseurs et le service comptable avec la gestion des dépenses
- Soutien à l'organisation logistique des séminaires des cadres et des RH
- Tenir à jour les dossiers relatifs aux griefs, aux évaluations de performance.
- Maintenir le système informatique en mettant à jour et en saisissant des données/Créer et distribuer des documents
- Servir de point de contact avec les fournisseurs/administrateurs d'avantages sociaux.

**Compétences requises**

Niveau d'études requis:
Diplôme d'associé dans un domaine lié aux RH exigé
Baccalauréat de préférence

Expérience:

- 5+ années liées à un poste d'assistant(e) administratif de direction, d'assistant(e) de direction principal ou dans un autre poste de secrétariat.
- Maîtrise de MS Office avec une expertise en Word, PowerPoint et Excel.
- Expérience confirmée de la correspondance commerciale verbale et écrite en langue locale et en anglais.
- Compréhension totale des systèmes et procédures de gestion de bureau.

Souhaitable:

- Connaissance des facteurs de succès SAP, avoir travaillé dans un environnement/structure matricielle.
- La connaissance de la finance et/ou des RH est un plus.

**Compétences et aptitudes**
- Excellentes compétences en matière de résolution de problèmes, de pensée critique et de communication.
- Réponses proactives et efficaces aux problèmes et défis urgents
- Compétences exemplaires en matière de planification et de gestion du temps
- Capacité à mener plusieurs tâches de front et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne.
- Excellentes capacités d'organisation et de planification
- Discrétion et confidentialité
- Connaissance des outils de communication (Teams, SharePoint)
- Solides compétences interpersonnelles

Alstom est une entreprise leader dans le secteur de la mobilité, qui résout les grands défis de la mobilité de demain. C'est pour cela que nous valorisons les personnes curieuses et innovantes qui sont passionnées par l'idée de travailler ensemble afin de réinventer la mobilité, de la rendre plus intelligente et plus durable. Jour après jour, nous construisons une culture agile, inclusive et responsable. Nos équipes, venant d'horizons différents, se voient offrir des opportunités d'apprendre, de se développer et de construire leur carrière en évoluant sur différentes fonctions et sites géographiques. Êtes-vous prêt à rejoindre une véritable communauté internationale pour une aventure stimulante et impactante ?

**Equal Opportunities Statement**:
**Job Type**:Expérimenté