Assistante à la Direction des soins - Sainte-Trie, France - Hôpital de Poissy-Saint-Germain-en-Laye

Description

Détails de l'offre

Poste proposé Assistante à la Direction des Soins Contrat CDD Descriptif Le CHIMM recherche une assistante pour la Direction des soins pour un CDD d'un mois.

Missions principales :
Assiste le Directeur des soins afin d'optimiser la gestion des activités de la Direction des soins,
Recueille et traite les informations internes et externes nécessaires au fonctionnement de la Direction des soins,
Assure la gestion et le suivi des dossiers administratifs selon l'organisation et ses compétences,
Assure de relais de la coordinatrice des séjours (disponibilité des lits ROR Tableau ADHOC) en l'absence du gestionnaire des séjours.
De façon exceptionnelle, assure le relais et la continuité de la cellule de suppléance durant les périodes de congés, en lien fonctionnel avec l'encadrement de pôles et le cadre de la cellule de suppléance.

Activités principales :
Traitements de dossiers et saisie de documents :
Prendre des notes et mettre en forme tout type de courriers,
Rédiger et saisir des documents de formes et de contenus différents (courriers, comptes rendus, procès-verbaux, rapports, diaporamas, tableaux de bord).

Accueil physique et téléphonique :
Accueillir, informer et orienter les professionnels rattachés ou sollicitant la Direction des soins, les futurs professionnels vers l'interlocuteur ou le service compétent,
Organiser l'accueil des nouveaux cadres.
Recevoir et traiter les appels téléphoniques, les messages électroniques.

Gestion de l'information, classement et archivage :
Gérer les courriers, les dossiers et les documents (enregistrement daté, tri, diffusion, classement et archivage),
Rechercher et diffuser les informations en lien avec l'organigramme et le fonctionnement de la Direction des soins,
Préparer les dossiers pour les instances et pour les réunions de la direction des soins et rédaction des comptes rendus et relevés de décisions « Directions des soins » : CSIRMT, réunions d'encadrement..

Planification et suivi :
Gérer les agendas (prises de rendez- vous réunions institutionnelles et externes),
Planifier annuellement les activités de coordination de la Direction des soins,
Assurer l'organisation logistique des réunions (réservation des salles, convocations, liste d'émargement, gestion des présents),
Mise à jour des bases de données de la Direction des soins (organigrammes congés encadrement- suivi des rendez- vous),
Renseigner les tableaux de bords de suivi des activités de la Direction des soins,
Préparation des synthèses pour le bilan d'activité annuelle (suivi des indicateurs : remplacements, entretiens de recrutement, d'évaluation, projet professionnel .),
Assurer un binôme avec la gestionnaire des séjours (Disponibilités des lits ROR Tableau ADHOC).
Organiser l'accueil des nouveaux cadres (création boîte mail, attribution lignes téléphoniques, accès e.planning, Accès aux fichiers Data, MAGH2).
De façon exceptionnelle, assurer un binôme avec la secrétaire de la cellule de suppléance (Gestion des remplacements sous autorité du cadre de la cellule de suppléance, Traitement de données, Diffusion des plannings et des affectations validés par le cadre, aux agents du pool).

Logistique, gestion de matériels
Gérer toutes les demandes relatives au fonctionnement de la Direction des soins (informatiques, logistiques, les commandes de fournitures de bureautique).
Horaires :
Du lundi au vendredi, amplitude de 7h30 par jour, plage horaire variable de 8h30 à 17h30.