Assistant(E) de Responsables D'operations - Lyon, France - SEM Val de Bourgogne

Description

ASSISTANT(E) de RESPONSABLES d'OPERATIONS

SOCIETE D'aCCUEIL:
La SEM Val de Bourgogne est une société publique locale d'aménagement et de construction, œuvrant sur le secteur du nord Saone-et-Loire, pour les collectivités, les associations, et les entreprises privées.

Créée 2019, elle emploie mutualise ses moyens avec la SPL Sud Bourgogne aménagement, pour compter ensemble 8 personnes : 1 directeur, 1 assistante de direction et de projets, 4 responsables d'opérations et 2 assistantes de projets.

Actuellement, ses principales activités sont la réalisation de projets d'aménagement de parcs d'activités, quartiers de logements ou lotissements (concession d'aménagement) et la construction de bâtiments publics (mandats ou Assistance à Maitrise d'Ouvrage).

Parmi les opérations en cours, on peut citer:

- Les études d'aménagement de la route de Lyon depuis la Sucrerie jusqu'à Californie à Chalon,
- L'aménagement de SAONEOR au Nord de Chalon,
- Les études pour la reconversion du site de NORDEON à Chalon,
- La rénovation d'une école à Givry,
- La rénovation du gymnase Bouveri à Montceau-les-Mines,
- La construction de l'école maternelle du Bois du Verne à Montceau-les-Mines,
- La réhabilitation du collège de St Marcel.

Les locaux, les moyens humains et techniques des deux structures sont mutualisés avec la SPL Sud Bourgogne aménagement, société d'économie mixte dont les activités sont très proches de celles de la SEM, ce qui peut conduire le personnel de la SEM à être mis à disposition de la SPL pour une partie variable de son temps de travail.

CONTEXTE DU RECRUTEMENT:
Sur chacun de ses projets, la SEM mobilise un tandem composé d'un(e) responsable d'opérations et d'un(e) assistant(e) de projets.

La date de prise de fonctions souhaitée est le 03 juillet 2023.

Pour assurer le volume d'opérations en cours, la SEM recherche un(e) assistant(e) de responsables d'opérations à temps plein (39 h hebdomadaires).

Les activités à réaliser sont décrites ci-après.

MISSIONS DE BASE

Il/elle assure le secrétariat classique des responsables d'opérations ainsi que l'assistance administrative, et financière durant toutes les phases d'études et de réalisation des opérations.

Il/elle assurera progressivement et en liaison avec l'assistante partant en retraite (mois de Juillet en doublon) la commercialisation des terrains à bâtir destinés aux particuliers. Il s'agit d'une « vente assise », la mission s'effectuant quasi exclusivement au bureau et jamais chez le particulier.

RESPONSABILITÉS

**Assurer le suivi administratif des opérations, depuis l'appel d'offres jusqu'à la réception (mission principale)**
- Constituer numériquement les dossiers de lancement des appels d'offres, le cas échéant, les mettre en ligne, et en assurer la gestion,
- Contrôler la conformité et suivre administrativement les marchés,
- Traiter les situations de travaux et d'honoraires, qu'elles soient sur papier ou numériques sur CHORUS, vérifier leur conformité administrative et les saisir sur notre progiciel de gestion,
- Etablir et suivre les échéances relatives à chaque dossier,
- Suivre le dossier d'assurance de chaque opération de construction, depuis son établissement jusqu'au transfert et quitus,
- Suivre les états de solde, quitus, mains levées bancaires des différents contrats et marchés et mettre en forme les dossiers de clôture d'opérations.

**Assurer la commercialisation des terrains à bâtir destinés aux particuliers (mission transversale)**

Cette mission transversale qui portera à terme sur tous les terrains à bâtir pour les particuliers produits par la société sera menée au départ en double commande avec l'assistante actuellement en charge de la commercialisation.

Elle porte sur:

- L'accueil téléphonique des personnes intéressées et la délivrance d'une première information,
- La présentation de l'opération et des terrains lors d'un rendez-vous au bureau,
- L'animation des commerciaux de constructeurs de maisons individuelles,
- La signature d'une simple réservation,
- La préparation du compromis de vente en relation avec le chargé d'opération,
- Le suivi des conditions suspensives,
- Le suivi de la préparation de l'acte notarié.

**Assurer une fonction d'alerte et d'interface (mission transversale)**
- S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations,
- Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers,
- Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter ),
- Assurer à la demande du (des) chargé(s) d'opérations, les contacts avec les tiers (donneurs d'ordres, collectivités locales, Maître d'œuvre, administrations, entreprises, clients futurs ),
- Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et les charg