Assistant de Direction - Lyon, France - ComUE Université de Lyon

ComUE Université de Lyon

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 2 heures

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Offre d'emploi **:Assistant de direction (H/F)

**Type de contrat** : CDD

**Type de poste**: catégorie : B, corps1 : TCH, SAENES

**Expérience**: exigée souhaitée

**Durée du contrat**: 3 ans renouvelable

**Rémunération **: Selon expérience, sur la base de la grille de rémunération en vigueur à l'Université de Lyon

**Date de prise de fonction **:Au plus tôt

L'Université de Lyon est une Communauté d'universités et établissements (ComUE) qui rassemble 11 membres et 24 associés, et qui porte la coordination territoriale du site académique Lyon-Saint-Étienne. En soutien aux stratégies des établissements, l'Université de Lyon assure l'articulation et la cohérence des projets du site. Elle est également porteuse et pilote des projets pour le compte de ses membres et associés sur des sujets d'intérêt commun. Enfin, l'Université de Lyon contribue au rayonnement du site et à la promotion de son excellence en lien avec les collectivités, les tutelles et le monde socio-économique.

**DESCRIPTION DU POSTE**

**Positionnement du poste **:Au sein du secrétariat de la présidence, sous la responsabilité hiérarchique de l'assistante du Président.

**Organisation du travail **:temps complet 100%, 37 heures hebdomadaire

**Lieu de travail **: ComUE Université de Lyon - 92 rue Pasteur - Lyon 7ième arrondissement

**MISSIONS PRINCIPALES**:
L'assistante de Direction est chargée du secrétariat de Direction et assiste au quotidien l'équipe de Direction (Président, DGS, DGSA, directeur de cabinet ). Elle réalise de manière polyvalente et autonome des activités de gestion administrative et financière du service.

**Activités principales**:
**Secrétariat de Direction**:

- Gestion des appels téléphoniques ;
- Gestion du courrier entrant ;
- Rédaction mise en forme de courrier ;
- Accueil des visiteurs externes pour la Direction ;
- Suivi des parapheurs des différents services ;
- Diffusion d'information de la présidence à destination des personnels ;
- Commande de fournitures bureautiques ;
- Gestion de l'archivage.

**Assistance à l'équipe de direction**:

- Gestion des agendas ;
- Prises de rendez-vous externes et internes ;
- Organisation des réunions ;
- Gestion des déplacements ;
- Préparation des dossiers de réunions.

**Activités complémentaires**:

- Assistance à la gestion de l'Ecole Urbaine de Lyon (Bons de commande, ordre de mission ).
- Toute autre mission nécessaire au bon fonctionnement du service ou de l'établissement

**PROFIL RECHERCHE**

**Savoirs**:

- Connaissance du fonctionnement d'un EPSCP ;
- Connaissance globale des règles administratives et financières ;
- Connaissance du fonctionnement des institutions et des partenaires institutionnels de l'Université de Lyon ;
- Compréhension des circuits de décision.

**Savoir-faire**:

- Rédaction de courriers, de comptes rendus ;
- Capacité à identifier et à gérer les priorités et les urgences ; proactivité
- Prise de notes ;
- Savoir anticiper ;
- Savoir s'organiser selon un calendrier fixé.

**Savoir-être**:

- Discrétion, tact et diplomatie ;
- Souplesse et adaptabilité
- Organisation et rigueur ;
- Sens de l'accueil et des relations ;
- Capacité à travailler en équipe.

**CANDIDATURES**

Type d'emploi : CDD, Temps plein
Durée du contrat : 36 mois

Avantages:

- Participation au Transport

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Travail en journée

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 2 ans (Optionnel)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail

Date de début prévue : 01/02/2023