Secrétaire Direction - Marseille, France - Smc sud

Description

du poste : Le secrétaire de direction dans une entreprise de construction joue un rôle essentiel dans le soutien administratif et organisationnel de la direction et de l'équipe de direction. Il assure la coordination des tâches administratives, la gestion des communications et des documents, ainsi que le suivi des dossiers importants. Le secrétaire de direction contribue à la fluidité des opérations internes et externes de l'entreprise de construction.

Responsabilités:
1. Gestion de l'agenda : Organiser les rendez-vous, les réunions et les déplacements de la direction. Planifier les activités et les échéances importantes, en tenant compte des priorités et des contraintes.

3. Gestion des documents : Assurer la gestion et l'archivage des documents importants, tels que les contrats, les factures, les rapports de chantier, les dossiers clients, etc. Veiller à la confidentialité et à la sécurité des informations.

4. Support administratif : Assister la direction dans les tâches administratives quotidiennes, telles que la préparation de documents, la saisie de données, la gestion des fournitures de bureau, etc. Effectuer des recherches et recueillir des informations nécessaires à la prise de décision.

5. Coordination des réunions : Organiser et coordonner les réunions de direction. Préparer l'ordre du jour, rédiger les comptes rendus et suivre les actions à entreprendre. Assurer le suivi des décisions prises lors des réunions.

6. Accueil des visiteurs : Accueillir les visiteurs, les clients et les partenaires de l'entreprise. Assurer une bonne image de l'entreprise en offrant un service courtois et professionnel.

7. Suivi des dossiers : Assurer le suivi des dossiers importants et des échéances. S'assurer que les actions nécessaires sont entreprises en temps voulu. Collaborer avec les différents départements pour garantir la coordination et la cohérence des activités.

Type d'emploi : CDI

Programmation:

- Travail en journée

Lieu du poste : In person