Assistant de Direction - Lyon, France - Grand Lyon Métropole

Grand Lyon Métropole

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Type d'offre:

- Emploi
- Cadre(s) d'emplois:

- ADJOINTS ADMINISTRATIFS
- Référence:

- Service:

- Délégation urbanisme et mobilités,Direction planification et stratégies territoriales
- 17/07/2023

La Métropole de Lyon est une collectivité territoriale qui assure des missions de service public pour les 1, 4 millions d'habitants d'un territoire de 59 communes. Elle exerce de nombreuses compétences telles que l'urbanisme, les mobilités ou encore la gestion des déchets ménagers.
Au sein de la Métropole de Lyon, la délégation urbanisme et mobilités (DUM) est dédiée à la fabrique de la ville dans toutes ses dimensions et à toutes les échelles. À ce titre, elle s'emploie à incarner les enjeux de transition écologique et de justice sociale dans la transformation du territoire et la mobilité des biens et des personnes. Elle rassemble 400 agents répartis en 6 directions.

En étroite collaboration avec la directrice et les agents lui étant directement rattachés, l'assistant(e) de direction est chargé(e):

- d'apporter une assistance dans la réalisation des missions de la directrice et collaborer à la mise en œuvre des objectifs
- d'accompagner la directrice dans les aspects logistiques pour assurer toute démarche
- de faciliter les aspects relationnels avec l'interne et l'externe
- d'assurer une relation d'interface entre la directrice et les équipes de la direction.

**Vos missions**:

- assurer le secrétariat de la directrice et des agents rattachés à la directrice:

- assurer une fonction d'accueil téléphonique et d'accueil physique,
- gestion de l'agenda, prise et montage de RDV, en lien étroit avec l'assistante de la vice-présidente urbanisme et cadre de vie, organisation et préparation des points réguliers avec la vice-présidente, et en lien étroit avec le chargé de mission concerné, organisation des Comités de direction, interventions, temps forts...
- gérer et enregistrer des notes et courriers,
- gérer les fournitures et la logistique de la direction (commande fournitures, déplacements ),
- suivre, anticiper et préparer des instances décisionnelles : respect des délais et du circuit décisionnel,
- assurer le rôle d'antenne de gestion à l'échelle de la direction, en lien étroit avec les autres antennes de gestion de la DPST.
- animer le réseau des assistant(e)s à l'échelle de la direction:

- partager toutes informations émanant de la direction, intéressant les différents collectifs de travail,
- mettre à jour et partage de la boîte à outils de la direction (modèles, formulaires type, charte ),
- organiser les suppléances en cas de congés, télétravail, autres absences.

**Vos connaissances et compétences**:

- améliorer la présentation d'un document,
- accueillir, communiquer, informer, dialoguer, transmettre un message.

**Vos aptitudes et qualités**:

- savoir organiser et planifier son travail,
- comprendre et analyser une question, une demande, une consigne,
- respecter des procédures et des délais,
- capacités rédactionnelles et relationnelles,
- rigueur, précision et méthode,
- capacité d'initiative et d'autonomie,
- force de proposition, dynamisme et réactivité,
- goût du travail en équipe et en réseau.

**Conditions de travail**:
Lieu : Hôtel de Métropole, 20 rue du Lac 69003 Lyon

Temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés sont possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d'ARTT) ou 38h45 (7h45/jour + 22 jours d'ARTT)

Déplacements : pas de déplacements prévus dans le cadre des missions

Conditions d'exercice:

- participation financière à la complémentaire santé et à la prévoyance
- prestations sociales : restaurant du personnel ; aides à la mobilité et aux déplacements ; accès à l'offre de services du COS (voyages, billetterie, culture, loisirs, aides sociales)
- accès à une offre de formation variée
- télétravail possible 1 jour par semaine
- charte du droit à la déconnexion

Régime indemnitaire de fonction : Groupe 5.

Poste ouvrant droit à la nouvelle bonification indiciaire (NBI). 10 points (au titre de "Secrétariat à titre exclusif et avec des obligations spéciales, notamment en matière d'horaires")