Adjoint Administratif - Paris e, France - GHU paris psychiatrie et neurosciences

Description

de poste

Le/la secrétaire en laboratoire de biologie assure le secrétariat médical et administratif.

Cette activité se structure en deux phases principales. La phase « amont », dite pré-analytique comprend l'accueil du patient. La phase « aval », dite post-analytique recouvre des tâches administratives et la transmission des résultats. **Accueil physique et téléphonique des patients en phase pré-analytique**
- Renseigner les patients sur les modalités des prélèvements prescrits
- Vérifier la faisabilité des prélèvements (à jeun, heure de prélèvement...)
- Optimiser les prises de rendez-vous
- Constituer, suivre et éditer les dossiers patients (étiquettes de prélèvement...)
- Remettre les comptes rendus aux patients
- Assurer l'interface avec les correspondants du laboratoire (médecins, infirmiers, pharmaciens)

**Accueil et gestion des demandes d'examens et de l'activité polyvalente du laboratoire**
- Accueil physique et téléphonique du personnel des services de soins, des fournisseurs, des visiteurs
- Réceptionner des échantillons biologiques
- Vérifier leur conformité administrative au regard de l'examen prescrit
- Gestion des données patients : SIL, extractions, etc.
- Assurer l'interface avec les correspondants du laboratoire (les unités de soins, hôpitaux extérieurs)
- Enregistrer et traiter les non-conformités
- Gestion administrative du laboratoire en phase post-analytique ; archivage des ordonnances et bons de demande d'analyses
- Commandes : consommables ; bureautiques, réactifs sur logiciels dédiés
- Demande d'interventions de maintenance sur logiciels dédiés
- Participer à l'élaboration, la mise en œuvre et l'amélioration du système qualité
- Participer en collaborant avec le technicien référent dans le secteur envois des analyses aux laboratoires extérieurs

**Participer à la gestion du guide des analyses du laboratoire (Viscali**[BV1] **)**

**Gestion des plannings des biologistes, feuilles de déplacements des biologistes, etc.**

**Gestion des heures supplémentaires, des congés, formation, dossiers de recrutement des techniciens de laboratoire en collaboration avec le Cadre de santé**

**Activités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive)**

**Possibilité de participer à d'autres missions, suivant la définition de ces missions par la direction du laboratoire**:

- Participer à la préparation des audits
- Planifier, réaliser et exploiter les audits internes
- Gestion du courrier du laboratoire
- Gestion des imprimantes, des fournitures du laboratoire (papier, étiquettes,papeterie)

**Contraintes du poste**
- Travail polyvalent, en équipe pluridisciplinaire
- Maitrise de l'urgence.
- Position assise.
- Travail sur écran.

**COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE**

**Formations, Diplômes et/ou qualifications requises**

Baccalauréat et/ou diplôme professionnel

**Savoir-faire**
- Maitrise bureautique (frappe) et informatique (Word, Excel, internet, GLIMS, Kalilab, etc.)
- Bonne connaissance de la grammaire française ; du français et du vocabulaire médical
- Éthique et déontologie
- Technique de secrétariat médical en milieu hospitalier
- Organisation et fonctionnement d'un établissement public de santé
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes, en face à face ou par téléphone
- Capacité à réaliser un courrier et un compte rendu de réunion
- Identifier les informations communicables en respectant le secret professionnel
- Résoudre des situations conflictuelles et/ou complexes
- Savoir être autonome et rendre des comptes de manière pertinente

**Savoir être**

**Gérer son travail et ses activités de façon autonome, en tenant compte des priorités, des aléas et des contraintes générales du service**
- Capacité à adapter son comportement, sa pratique professionnelle à des situations spécifiques, dans son domaine de compétence
- Capacité à être rigoureux et organisé dans son travail en fonction du tableau de répartition des tâches
- Capacité à avoir une attitude professionnelle adaptée
- Capacité à être disponible et à s'adapter aux contraintes horaires
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à gérer son stress et maitriser ses affects
- Capacité à transmettre des informations orales et écrites

**Obligations professionnelles**
- Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement
- Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions
- Obligations à l'égard de l'administration : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité
- Obligations à l'égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel

**RISQUES PROFESSIONNELS LIES AU POSTE**

Développement de troubles musculo-squelettiques (TMS) par non
- respect ou méconnaissance des gestes et postures au travail

AES

Pour