assistant de direction - Valence, France - SOLIHA Drôme
Description
CONTEXTE DU POSTE
Le développement de l'activité des associations du groupement, la mise en place d'une organisation interne adaptée à la croissance du nombre de salariés et les évolutions internes de certains collaborateurs conduisent à engager le recrutement d'un(e) assistant(e) de direction.
VOS MISSIONS
Vos missions principales sont les suivantes:
- Secrétariat de Direction:
o Organiser les Comités de Direction et les réunions pilotées par la Direction; gérer les agendas et prépare les dossiers; Suivre et référencer le courrier «direction»; superviser la diffusion du courrier et le suivi des courriers signalés; gérer le classement (électronique et papier); assurer la réception téléphonique et l'accueil des interlocuteurs de la Direction et du Secrétariat Général; coordonner, suivre et mettre à jour un fichier de contacts communs(en lien avec les assistantes de chaque association et pôle) ; préparer et suivre les rendez-vous «direction» (logistique, organisation, préparation de dossiers, ...);
Gestion des Conseils d'Administrationet des Assemblées Générales :
o Pour SOLIHA Drôme: Préparer les dossiers en relation avec les Pôles et services; assurer l'organisation de ces instances; Rédiger les comptes-rendus et procès-verbaux et les diffuser; veiller au respect des quorums; assurer le suivi des administrateurs et des droits de vote afférents; assurer le suivi des rendez-vous et déplacements des membres du Bureau (logistique, organisation, préparation des dossiers, ...)
o Pour les autres associations du groupement GHF: apporter un appui logistique au besoin;
Mise en œuvre des actions de communications institutionnelles:
En lien fonctionnel avec la responsable de la communication:
o Participer à l'organisation des actions de communications (inaugurations, salons, journées professionnelles, évènements internes, etc...); contribuer à la mise en œuvre du rapport d'activité annuel de SOLIHA Drômeet apporter un appui aux assistantes des autres associations au besoin; contribuer aux envois en masse de documents de communications; etc....
Gestion des moyens généraux:
o Gérer les stocks de fournitures de papeterie, l'achat du mobilier de bureau et du petit mobilier;
o Superviser les réservations liées aux déplacements professionnels;
o Assurer le suivi des abonnements aux revues et journaux;
o Suivre la mise en œuvre du contrat d'entretien des locaux; proposer les adaptations éventuelles;
Qualités requises
Qualités relationnelles, loyauté, et discrétion
Esprit d'analyse et de synthèse
Rigueur et sens de l'organisation
Esprit d'initiative et autonomie
Force de proposition
Diplôme et expérience
Bac+2/3: secrétariat de Direction
Et expérience exigée de 5 ans sur un poste similaire minimum
Aptitudes et compétences
Aptitude au travail en équipe
Compétences rédactionnelles
Maitrise du Pack Office et des outils bureautiques
Sensibilisation aux missions d'intérêt général
Autre: Permis B
Le Groupement Habitat Faventines est un groupement d'employeurs composé de 4 associations: Soliha Drôme, CAUE, ADIL et ADLS et employant 150 salariés. Le Groupement Habitat Faventines, recrute un(e) Assistant(e) de Direction (H/F).
Chacune de ces associations œuvre dans le cadre de missions d'intérêt général de l'habitat (accès au logement à loyers maitrisés, lutte contre l'habitat indigne, amélioration de la performance énergétique, adaptation des logements au maintien à domicile, conseils juridiques, etc...), de l'urbanisme (OPAH, rénovation urbaine, conseils en architecture urbanisme et paysage, observatoire de l'habitat,....), de l'accompagnement social (aide à l'accès et au maintien dans le logement, ...), et de la gestion d'un parc de logement très sociaux (logements diffus, pensions de familles, résidences sociales, foyer de jeunes travailleurs,...)