Assistant(E) de Département - Bordeaux, France - SYSTRA

SYSTRA

Entreprise vérifiée

Bordeaux, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Assistant(e) de département (H/F)**:

- Pays/Région: FR- Domaine: Support et transverse- Lieu: Bordeaux, FR, Type de contrat: CDI- Expérience: 05-10 ans**SYSTRA est un groupe international d'ingénierie et de conseil dans le domaine de la mobilité.****:
**Signature de référence pour les solutions de transport, SYSTRA est l'un des premiers groupes mondiaux d'ingénierie et de conseil spécialisés dans les transports publics et la mobilité durable. Fort de plus de **10,300 collaborateurs**, SYSTRA se donne pour mission de concevoir des solutions de transport sûres et durables, afin de rapprocher les populations, de développer l'insertion sociale et de faciliter l'accès des personnes à l'emploi, à l'éducation et aux loisirs, partout dans le monde.**:
**Depuis 65 ans, le Groupe est engagé aux côtés des villes et des territoires pour contribuer à leur développement en créant, améliorant et modernisant leurs infrastructures et systèmes de transport, tout au long du cycle de vie de leurs projets. Intervenant très en amont de la conception, jusqu'aux phases de test, de déploiement et de maintenance, SYSTRA dispense l'ensemble de ses services dans plus de **80 pays** dans le monde et réalise **74 % de son chiffre d'affaires à l'international**. Grâce à ses nouveaux services, SYSTRA accompagne ses clients et partenaires dans leur transition digitale, écologique et énergétique, afin d'inventer les mobilités de demain.**:
**La revue de référence Engineering News-Record (ENR) classe SYSTRA au 3e rang des entreprises internationales d'ingénierie spécialisées dans le « Mass Transit and Rail », au 7e rang des entreprises internationales d'ingénierie spécialisées dans les Ponts, et parmi les 25 plus importants groupes d'ingénierie au monde.**:
**CONTEXTE**:
Au sein de SYSTRA France, la Direction Ferroviaire et Intermodalités des Territoires (FIT) a la charge du pilotage de l'activité de SYSTRA pour les projets d'infrastructures des modes de transport interurbains (Ferroviaire, Tram-train, Routier, Fluvial), d'aménagements, de pôles multimodaux, de centres de maintenance et de VRD en France. Elle réalise également un appui production pour les projets de SYSTRA à l'international dans ses domaines de compétence.

L'Agence FIT Atlantique en est la représentation territoriale pour la zone Atlantique (Bretagne, Pauys de Loire, Centre, Nouvelle Aquitaine et Occitanie) basée à Bordeaux, aves des équipes à Nantes, Toulouse et Poitiers.

Ses clients institutionnels sont notamment le groupe SNCF (SNCF Réseau, SNCF Voyageurs, Gares & Connexions) et les Autorités Organisatrices de Transports, ainsi que Réseau de Transport d'Electricité.

**MISSIONS**:
Rattaché(e) hiérarchiquement au Directeur de l'Agence, vous assurez l'assistanat du Directeur et des tâches administratives pour l'ensemble des équipes, ainsi que l'interface avec les autres directions de FIT.

À ce titre, vous serez principalement chargé des missions suivantes:

- Gestion des réunions:

- Aide à l'organisation des réunions, notamment des sessions plénières de l'Agence (réservation salle, organisation logistique de la journée etc.),
- Accueil et aide pour les démarches administratives des nouveaux collaborateurs (anticipation des demandes de badge, d'accès réseau, de matériel etc.),
- Suivi des imputations mensuelles des collaborateurs (outil SPOT),
- Gestion administrative au sein de l'entité (organigramme, liste de diffusion, statut collaborateur sur chantier...),
- Aide à la gestion des prestations intellectuelles et sous-traitance,
- Traitement du courrier,
- Organisation de séminaires/ évènements pour le Département (réservation, organisation logistique,)
- Gestion du parc auto : Révision, contrôle technique des véhicules Pool ATL Bordeaux, transmission des cartes vertes de tous les véhicules en déc, suivi des commandes à faire, Suivi des kilométrages à ne pas dépasser sinon intervertir les véhicules entre les salariés, Appui aux salariés détenteurs de véhicule en cas de souci avec le véhicule, Lien entre le salarié et le gestionnaire du parc auto (FATEC), Suivi des chartes d'utilisation des véhicules
- Gestion des EPI : Commande des EPI et enregistrement dans SYSAFE, Suivi de la péremption des EPI
- Gestion de l'outillage : Suivi des dates de révision de l'outillage et enregistrement dans SYSAFE
- DSI : Commande du matériel informatique et tel des nouveaux arrivants
- Gestion des déplacements : Appui à la directrice de l'Agence et à ses adjoints pour l'établissement des ordres de mission et notes de frais. Appui aux salariés sur chantier dans leur recherche d'hôtel quand ils en ont besoin. Appui aux salariés lors de soucis rencontrés sur les missions et / ou notes de frais.
- Gestionnaire de commande SPOT : Création des commandes dans SPOT, Réception des commandes dans SPOT et envo