Assistant Administratif - Paris, France - Inserm

Inserm

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Description entreprise**:
L'Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l'ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l'innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.
Rejoindre l'Inserm, c'est intégrer un institut engagé pour la parité et l'égalité professionnelle, la diversité et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l'Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.

**Structure**:
L'institut est dirigé par Gilles Bloch - président directeur général - Thomas Lombès - directeur général délégué à la stratégie et Damien Rousset - directeur général délégué à l'administration. Ils s'appuient sur:
9 instituts thématiques qui mettent en œuvre la politique scientifique de l'Inserm dans chacun des champs de recherche biomédicale ;
13 délégations régionales qui garantissent une gestion de proximité ;
7 départements qui assurent auprès de la direction, les fonctions de conception, d'animation et de pilotage scientifique et administratif de l'Institut ;
5 comités chargés des questions d'éthique, d'intégrité scientifique, des associations de malades et de la recherche sur l'histoire de l'Inserm.
L'Inserm a établi son nouveau plan stratégique 2025, dans la perspective de son évaluation par le Haut Conseil de l'évaluation de la recherche et de l'enseignement supérieur en 2020, et de son contrat d'objectifs et de performance avec l'État pour la période

**Description du poste**:
Mission principale
Au sein de la Direction des programmes stratégiques, l'assistant.e assure auprès de la directrice et de son équipe un soutien administratif, budgétaire et logistique.

Activités
principales

**Assister les membres du département**: agenda, gestion des courriers et information, rédaction et mise en forme et suivi de courriers, de documents administratifs, compte rendu, présentation et autres supports de communication scientifique
Suivi des outils collaboratifs du département
Accueil téléphonique, et réception des demandes extérieures à transmettre

**Organiser et préparer les réunions périodiques**: réservation salle, conférences téléphoniques et visioconférences, convocations, assurer l'accueil et le suivi des actions qui découlent de ces réunions
Gérer les missions et les déplacements professionnels des personnels du département, des invités (experts, collaborateurs, conférenciers ) : réservations billets de transport et hôtels, éditer les bons de commande et frais de missions sur progiciel de gestion financière
Assurer l'organisation logistique, le suivi des évènements et l'accueil en lien avec le chargé(e) de communication
Assurer le suivi du budget, commandes, facturations, crédits et remboursement. Vérification de l'état des dépenses et équilibre budgétaire
Accueil et installation des nouveaux arrivants dans le département
Assurer le lien avec les pôles de l'administration du siège pour le fonctionnement logistique et matériel

Agents fonctionnaires de l'Inserm par voie de mobilité interne

Agents fonctionnaires non Inserm par voie de détachement
Agents contractuels par voie de CDD (renouvelable)

Catégorie
A

**Profil recherché**:
Connaissances
Connaissance des logiciels bureautiques et des les outils informatiques
Connaissance du progiciel de gestion Safir (IP/ PO, Missions)
Notions de base en finances publiques
Connaissance de la fonction publique-EPST, du monde de la recherche et de ses acteurs

Savoir-faire
Organisation et planification, priorisation de ses activités
Restitution des informations orales et écrites pour transmission
Rédaction tous types de documents, expression écrite et mise en forme
Organisation des données, partage classification, archivage
Gestion d'un budget, suivi des dépenses et crédits

Aptitudes
Organisation, rigueur et dynamidme
Autonomie et réactivité
Esprit de synthèse
Goût du travail en équipe
Discrétion professionnelle

Expérience souhaitée
Expérience en gestion des administrative et/ou assistanat de direction

Niveau de diplôme et formation(s)
Bac à Bac +2 en gestion des entreprises et des administra