Assistant(E) de Direction - Paris, France - CVA IPEC

CVA IPEC

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

CVA IPEC recrute pour l'un de ses clients, acteur majeur du secteur de l'énergie, un assistant de direction H/F

**Vos missions**:

- Gestion d'agendas, organisation de rendez-vous, réunions, déplacements (ordres de mission, demandes de visas, notes de frais, réservations d'hôtels, transports, restaurants, salles de réunion,), mise à jour des plannings (PH7).
- Gestion des bons de commande et des factures (reçues et émises) dans SAP (Optima), des contrats - échéances de facturation dans SAP.
- Administration et archivage des documents (sous forme électronique ou papier) relatifs aux opérations comptables (bons de commande, factures, notes de frais,) et aux contrats et accords (NDA, MoU).
- Gestion du courrier papier (tri, distribution, classement éventuel) et reprographie/distribution de documents émis.
- Saisie et présentation de notes, courriers et documents, mise en forme de tableaux de bord, graphiques, statistiques, rédaction de notes, mise en forme de présentations.
- Gestion des fournitures et petits achats.
- Gestion arrivées/départs de collaborateurs, stagiaires, prestataires (bureau, déménagement, habilitations )
- Demande de matériels, logiciels et accès informatiques (WeCare).
- Organisation d'évènements (séminaires, réunions à l'extérieur) : contribution à la conception de l'évènement, coordination en préparation de et pendant l'évènement, relations avec les prestataires.
- Circulation des informations administratives nécessaires à la bonne marche des départements.
- Contribution à la vie et la bonne marche de la Direction (suivi de la salle de convivialité,...)
- Assurer la continuité de service (remplacements mutuels) avec l'assistante RNF/PRS.
- Communication:

- Recevoir les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission.
- Inscriptions aux formations, colloques, séminaires.
- Circulation des documents en interne (revues, documentations,...).
- Accueil des visiteurs et nouveaux arrivants
Vous disposez d'une expérience similaire réussie

Vous maitrisez les outils informatiques

Vous possédez un bon niveau d'anglais

Vous êtes organisé(e) et rigoureux(euse)