Assistante de Direction en Alternance - Montauban, Tarn-et-Garonne, France - Pigier
Description
Une entreprise partenaire spécialisée dans la formation est à la recherche d'un(e) Assistant(e) de Direction en alternance pour réaliser le pour la rentrée prochaine à Pigier Toulouse.Missions : Voic les missions détaillées : COMMUNICATION Organisation d'évènements (salons, journées portes ouvertes) : Communication auprès des partenaires et des salariésRéalisation de documents en respectant la charte graphique de l'entreprise Organisation de la logistique matérielle en collaboration avec les équipes sur place Mise à jour des éléments à communiquer au public lors de l'évènement Coordination des équipes Participation aux réunions avec les différents acteurs de l'évènementCommunication visuelle : Commande d'outils de communication (affiches, flyers, kakemono, goodies) Réalisation d'outils de communication (affiches, infographie, flyers) Communication interne (organigramme, liste de diffusion du personnel, mail au personnel, organisation de moments de cohésion) Réalisation et diffusion de la NewsLetter du centreQUALITÉ Réalisation et mise à jour des affichages de sécurité Organisation des archives Mise à jour des habilitations électriques et des listes de sécurité Participation aux réunions qualité Tenue de l'outil de suivi des réclamations du centre Participation à un audit interne Tenue de l'Espace Qualité du centre Mise à jour des documents à destination du publicACCUEIL Accueil physique et téléphonique Traitement du courrier Appuie administratif (publipostages)Accueil des nouveaux salariés : Présentation des différents outils de l'entreprise Visite du centre Mail d'information aux salariésADMINISTRATIF Rédaction de courriers Commande de prestations de restauration Relances de contentieux Saisi du nouvel appel d'offres sur la plateforme régionale Accueil des nouveaux salariés Rédaction des comptes-rendus de réunionAppuie sur l'organisation du déploiement du nouvel appel d'offres auprès des formateurs : Création d'un outil collaboratif sur Teams Création de calendriers pour les formateurs Aide à la planification des formations Organisation de réunions Création d'un outil de suivi de projetRédaction et suivi des contrats de sous-traitance : Création d'un outil de suivi Communication entre les sous-traitants et les acheteurs territoriaux de l'EntrepriseFeuille d'activité mensuelle : Création des feuilles d'activité mensuelles des salariés à partir d'une matrice Aide à la saisie des feuilles d'activité mensuelles Vérification des feuilles d'activité mensuelles des formateursFORMATION Sourcing Appel et conseil des candidats Mail aux différents financeurs Suivi des dossiers des candidats Saisi des candidats dans les différents outils de l'entreprise Utilisation des tableaux de suivi Organisation et mise en œuvre de nouveaux processus au sein du service recrutement : Création de documents permettant un meilleur suivi Formation sur le nouvel outil Organisation des dossiers et des archives Création d'un nouveau process en collaboration avec la chargée de recrutementProfil recherché : Sens de l'écoute et de la communication Organisation et rigueur Capacité à prioriser Motivation PolyvalenceModalités : Conditions d'admission : Dossier de candidature, tests et entretien de motivation