Assistant de Formation - Paris e, France - ISFEC AFAREC IdF Sainte Geneviève

Description

**Assistant de formation (H/F)**

En appui du responsable de formation, et tout en respectant le référentiel QUALIOPI, vos activités consistent à:
**La gestion administrative et matérielle des formations**:

- Participer à des réponses d'appel d'offres (Formiris, AKTO,)
- Rédiger des comptes-rendus de réunion
- Assurer la tenue des tableaux de suivi des actions de formation
- Assurer l'enregistrement des actions de formation dans la base de données (YParéo)
- Actualiser le site internet pour son secteur d'activité
- Garantir les moyens nécessaires au bon déroulement de la formation:
Réservation de salle en présentiel, organisation logistique de la salle ; En distanciel : communication des codes d'accès aux différentes plateformes, assurer le backup de la formation...

**La gestion administrative des stagiaires**:

- Produire la documentation liée aux prestations de formation, en amont et en aval : envoi des convocations, des conventions de formation, des feuilles d'émargement, gestion des absences, attestations de fin de formation, certificats de réalisation, factures...
- Accueillir et accompagner les stagiaires dès leur entrée à l'ISFEC
- Inscrire les stagiaires dans la base de données (ERP YParéo)
- Suivre les évaluations des formations, avec relance systématique avant synthèse finale

**La gestion administrative des formateurs**:

- Assurer le suivi des prestataires de formation sous-traitants : réception des devis, saisie de la planification des interventions, réception des factures
- Planifier des interventions dans la base de données (ERP YParéo)
- Assurer le suivi de l'activité des formateurs vacataires : pointage et déclaration des heures mensuelles réalisées en vue de leur rémunération

**Participation aux missions de veille et de développement**:

- Mettre en place des outils de collecte et d'exploitation des informations
- Effectuer une veille en lien avec le poste d'assistante de formation
- Participer à l'élaboration des outils de communication
- Participe à l'organisation d'évènements (rentrée des formateurs)

**Profil du poste**
Bac+2 ou équivalent secrétariat, assistanat formation, RH.
Vous justifiez d'une expérience professionnelle similaire d'au moins 3 ans dans le métier et/ou le secteur de la formation professionnelle.
Une première expérience de l'organisation d'actions de formation (en présentiel et/ou à distance) est un réel atout pour ce poste.

**Compétences requises**:

- Vous possédez une réelle appétence pour l'usage du numérique dans votre activité et vous apprenez rapidement à manipuler de nouveaux outils.
- Maîtrise du pack Office (gestion de bases de données sous excel, tableaux, formules (ACCES serai un vrai plus)
- Maîtrise de la Suite Google
- Capacité d'anticipation, d'adaptation, de réactivité, d'autonomie et d'organisation
- Etre force de proposition pour une amélioration continue dans le cadre des exigences de la certification Qualiopi
- Très bonne organisation et rigueur dans le suivi des dossiers
- Bonne aisance rédactionnelle et à l'oral
- Excellent relationnel et esprit d'équipe

**CV et lettre de motivation à envoyer à l'attention de Madame Marie-Anne LEDUBY**

Type d'emploi : CDI

Salaire : 2 900,00€ par mois

Avantages:

- Participation au Transport
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Périodes de travail de 8 heures
- Travail en journée

Lieu du poste : Un seul lieu de travail

Date de début prévue : 30/01/2023