Responsable Administratif Pour L'enseignement Et - Palaiseau, France - Institut d'Optique Graduate School
Description
**Présentation générale**L'Institut d'Optique (IOGS) est un établissement privé d'enseignement supérieur et de recherche, établissement composante de l'université Paris-Saclay.
L'Institut d'Optique a pour ambition de réunir dans un même établissement l'ensemble des activités liées à la photonique : recherche, formation, innovation, création d'entreprises, conseil et valorisation industrielle.
**Mission**
Au sein d'une école d'ingénieur, responsable d'un service de 8 personnes en charge de l'organisation administrative de l'enseignement (formation initiale et continue).
**Activités principales**
**Pilotage du service de scolarité**
- Coordonner l'activité du service en relation avec le Directeur de l'école et le Directeur des études.
- Piloter et animer l'équipe de la scolarité.
- Réaliser des procédures et les faire appliquer par les membres de l'équipe.
- Suivre et appliquer la règlementation du domaine.
- Coordonner l'implémentation d'un nouveau système de gestion pour l'équipe de la scolarité.
**Activités liées à la gestion de la scolarité**
- Coordination des emplois du temps (planning annuel et hebdomadaire)
- Contrôler la mise en œuvre des décisions de jury
- Coordonner les inscriptions administratives et pédagogiques
- Suivre les effectifs des élèves (arrivées, départs, césure, séjour à l'étranger...)
- Contrôler les conventions de stage
- Organiser et participer aux réunions du secteur formation (Conseil de la formation, Comité de Direction de la Formation)
**Activités liée à la gestion de la vie étudiante**
- Gérer les situations complexes et cas particuliers des étudiants
- Suivi et encadrement des associations étudiantes (subventions, autorisations d'évènements, locaux...)
- **Activités administratives liées à la direction des études**:
- Budget / Intervenants:
- Assurer le suivi des intervenants (création, mise à jour, contrôle des autorisations de cumul)
- Contrôler la paye / services des intervenants en relation avec la direction des études
- Vérifier et transmettre à l'Université Paris-Sud les dossiers de paiements des heures complémentaires
**Activités générales du service**
- Participer à l'établissement du budget du secteur formation, engagement des dépenses
- Organiser la cérémonie de remise des diplômes
- Coordonner la remontée d'informations pour les enquêtes (Ministère, CGE, CROUS...) et pour les audits (CTI, HCERES)
**Conditions particulières d'exercice**
Encadrement d'une équipe de 8 personnels.
**Connaissances**
- Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements
- Connaissance générale des grands principes du droit public et privé
- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure
- Connaissance du statut des structures et des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche.
- Connaissance des réglementations comptable et fiscale applicables aux établissements publics
**Compétences**
- Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse
- Manager et animer une équipe ; gérer des conflits
- Conduire un entretien
- Conduire un projet
- Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe.
- Conduire des négociations dans un cadre prédéfini.
- Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.
- Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l'analyse des résultats
- Exploiter les systèmes d'information et les outils bureautiques..
Type d'emploi : CDI
Salaire : à partir de 36 000,00€ par an
Avantages:
- Horaires flexibles
- Participation au transport
- RTT
Programmation:
- Horaires aménageables
- Horaires flexibles
- Travail en journée
Types de primes et de gratifications:
- Primes
- Prime semestrielle
Lieu du poste : En présentiel
Flextime
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