Technical Service Administrator - Paris, France - ETC

ETC

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Fonction et tâches liées au poste**:

- Fournit le soutien administratif à l'ensemble de l'équipe.
- Crée les différentes notifications, les réparations, les retours et des commandes gratuites dans le système.
- Affecte et suit le planning de réparation des techniciens.
- Maintien et mets à jour le calendrier des interventions extérieurs.
- Gestion du planning des astreintes téléphonique, et transfert des informations au service RH pour le paiement de celle-ci.
- Assure le suivi de toutes les réparations, retours et prêts de service technique
- Maintient les systèmes de suivi à jour.
- Manipulation et expédition de marchandises
- Vérification de la concordance entre les appareils réceptionnés et l'administratif.
- Responsable de la restitution du produit au client suite à une réparation
- Responsable du bon rangement général, et de l'ordre dans l'atelier.
- Prépare et distribue les documents en interne pour les retours
- Aide à la préparation et à l'expédition de l'équipement prêté
- Répond aux questions concernant l'expédition des marchandises, les niveaux de stock, etc.
- Aider à la préparation et à l'emballage des produits si nécessaire.
- Génère des bons de livraison et des factures
- Classer les documents administratives associés à chaque tache.
- Administrer les contrats de maintenance
- Calculer les coûts de facturation pour les réparations
- Travailler avec les ingénieurs pour fournir des devis de réparation si nécessaire
- Peut aider à l'administration de la formation technique
- Envoyer les numéros de pièces, les prix et la disponibilité aux clients sur demande
- Aider à la préparation des salons professionnels et y participer si nécessaire
- Apporter son soutien aux commandes de prêts et de démonstrations, le cas échéant, y compris la préparation des expéditions de démonstrations.
- Autres tâches assignées
- Des demandes ou des projets particuliers sont à traiter dans un délai opportun et de façon positive.
- Prévient et effectue si nécessaire la petite de maintenance du bâtiment.
- Fournir un soutien logistique occasionnel au besoin
- Fournit un soutien de sauvegarde pour les autres membres du personnel administratif

***
**Education et Expérience**:

- Diplômé du Baccalauréat.
- 1 à 3 ans d'expérience en service à la clientèle
- Expérience dans la construction et le maintien de relations avec les clients
- Capacité à hiérarchiser la charge de travail quotidienne
- Capacité à se motiver
- Compétences informatiques
- Excellentes compétences en service à la clientèle
- Capacité à lire, parler et comprendre le français et l'anglais

**Representative Responsibilities**:

- Provide direct administrative support for service engineers
- Creates notifications, repair and return and free of charge orders in the system.
- Books in repairs and assigns to repair technician
- Maintain and update the calendar for the engineers
- Maintains the pager schedule for the engineers and enters in the monthly info so that employees are paid for pager bonus
- Keeps track of all repairs, returns and Tech Service loans
- Keeps tracking systems up to date
- Handling and dispatching of goods
- Books in Tech Service returns and ensures that the correct item is received
- Responsible for getting the product back out to the customer following a repair
- Responsible for maintaining the Tech Service goods in area in a neat and tidy fashion
- Prepares and distributes paperwork internally for returns
- Assists with preparation and dispatch of loaner equipment
- Answers questions relating to the dispatch of goods, stock levels, etc.
- Assists with picking and packing product when necessary
- Generates delivery notes and invoices
- Deals with filing paperwork associated with each task
- Administer maintenance contracts
- Work out billing costs for repairs
- Work with engineers to provide repair quotes if required
- May assist with administration of technical training
- Send part numbers, prices and availability to customers when requested
- Assist with trade show preparation & attend as required
- Provide support on loan and demo orders when needed, including preparation of demo shipments
- Other duties as assigned
- Special projects and requests are completed in a timely and positive fashion
- Perform occasional maintenance tasks as needed
- Provide occasional logistics support when required
- Provides back up support for other administrative staff

***
**Education and Experience**:

- Completed baccalaureate at Lycée/High school
- 1-3 years Customer Service experience
- Experience building and maintaining customer relationships
- Ability to prioritize daily workload
- Ability to self motivate
- Computer skills
- Excellent customer service skills
- Ability to read, speak and understand both French & English