Secrétaire administrative et médicale - Lille, France - Université de Lille

Description

À propos de nous

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.

Mission

Missions du poste

Accueil et orientation des visiteurs

Organisation et planification du planning du médecin

Organisation et planification du planning des Infirmières (VIP)

Planification des rendez-vous du psychologue

Planification des convocations des agents à leur visite médicale et aux examens complémentaires

Création du Dossier Médical de lagent (DMST) papier/logiciel et mise à jour à chaque visite ou changement de situation

Assurer le transfert des DMST inter sites en prévision des visites d'infirmières

Gestion et classement du DMST de l'agent, archivage et transfert de dossier via courrier sécurisé

Gestion des courriers et courriels entrants et sortants, photocopies

Gestion et traitement des informations écrites (courrier, messagerie) à l'arrivée et au départ

Interaction avec les différents services de l'Université, diffusion et réception d'informations

Participation à des actions de prévention : campagne contre la grippe, semaine de l'audition⋯

Déplacements réguliers et/ou occasionnels sur les différents sites CS et SHS

Prise en charge d'une thématique, ex : factures (activité optionnelle par les secrétaires) bons de commandes⋯

Profil

Compétences requises

Connaissance de l'Université et de son fonctionnement

Connaissance des techniques de gestion administrative

Connaissance de l'organisation et des activités du Service Santé au Travail

Savoir-faire opérationnels

Maitriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative

Maitriser les outils de gestion, assister les personnels de l'équipe

Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires

Structurer et rédiger un document d'information technique ou réglementaire

Planifier les activités et les échéances

Organiser le classement et la conservation des documents et informations traitées

Maitriser les techniques de communication

Savoir-faire comportementaux

Communication : capacité d'écoute et de dialogue

Savoir adapter son discours à son interlocuteur

Etre réactif et savoir s'adapter aux évolutions organisationnelles et réglementaires

Savoir gérer les priorités / travailler avec anticipation

Capacité de synthèse

Rigueur

Esprit d'équipe

Esprit d'initiatives et d'autonomie

Discrétion et sens de la confidentialité