Agent Administratif Et D'accueil - Colombes, France - Mairie de Colombes

Mairie de Colombes

Entreprise vérifiée

Colombes, France

il y a 2 jours

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Société**:
Septième commune d'Ile-de-France et quatrième ville des Hauts-de-Seine, Colombes, forte de ses habitants s'inscrit au sein de l'Établissement Public Territorial Boucle Nord de Seine habitants - INSEE À l'interface avec le Département du Val d'Oise et à proximité de deux pôles économiques franciliens majeurs avec le quartier d'affaires de La Défense et le Port autonome de Gennevilliers, la Ville de Colombes bénéficie d'une situation économique attractive.

**Mission**:
**ACTIVITÉS PRINCIPALES**:
Accueil physique et téléphonique des usagers DRH:

- Analyser la demande.
- Orienter vers le bon interlocuteur.
- Reformuler les demandes et rechercher les réponses adaptées.
- Relayer l'information entre l'usager et les différents interlocuteurs DRH.
- Délivrer des informations générales de premier niveau.

Réaliser des tâches administratives:

- Traitement du courrier via l'utilisation du logiciel dédié.
- Relever au quotidien les statistiques de fréquentation.
- Procéder à des saisies informatiques.
- Aider à remplir des documents administratifs.
- Mettre à disposition la documentation et formulaires RH accessibles en libre
- service à l'accueil de la DRH.
- Assurer en polyvalence avec la Correspondante l'accompagnement pour l'accès aux prestations sociales.
- Mettre à jour l'affichage des informations et les formulaires, à destination du public.
- Définir les commandes de fournitures, matériel et veiller à l'approvisionnement des stocks du service (fournitures de bureau, accusés de réception, papier blanc photocopieuses, sacs poubelle, etc.).
- Etre l'interlocuteur des services informatiques et techniques intervenants dans les locaux.

ACTIVITÉS SECONDAIRES:

- Participer à des réunions internes ou externes.
- Établir des comptes rendus.
- Rédiger des courriers type.
- Assister un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail et plus particulièrement la gestion des courriers et des réclamations.

**Profil**:
**CONNAISSANCES REQUISES**

Connaissances techniques:

- Connaissance de l'environnement territorial : fonctionnement de la collectivité et organisation des services.
- Techniques d'accueil et de communication téléphonique, règles générales de communication.
- Maîtrise des logiciels Libre-office (Word et Excel), Messagerie Zimbra, CivilNetRH, intranet Intralog, logiciel Courrier.
- Connaissance des missions des différents pôles au sein de la DRH.
- Expérience dans l'accueil du public souhaitée.

Autres connaissances (savoirs faire, savoir être):

- Capacité de communication : analyser, écouter, être bienveillant, s'exprimer clairement, reformuler la demande.
- Favoriser l'expression de la demande.
- Créer des conditions d'accueil permettant une mise en confiance des agents.
- Capacité d'initiative et de réaction positive dans la gestion de l'accueil.
- Savoir s'adapter à des agents différents.
- Savoir gérer des situations difficiles et alerter, désamorcer des conflits.
- Conserver neutralité, confidentialité et objectivité face aux situations des agents.
- Rester distant vis-à-vis des usagers, ne pas émettre d'avis sur le service et la collectivité.
- Savoir faire preuve de disponibilité, de patience et de diplomatie.
- Être ponctuel rigoureux et organisé.
- Discrétion et respect du secret professionnel.