Executive Assistant to CEO - Paris, France - Timeleft

Description

QU'EST-CE QUE TIMELEFT ?

Timeleft est bien plus qu'une application : c'est une révolution contre la solitude urbaine. Lancée le 1er mai 2023, notre concept unique de dîners avec des inconnus dans les grandes villes est rapidement devenu un moment phare hebdomadaire, offrant de véritables connexions humaines.

Chaque mercredi, nous rassemblons plus de 6000 inconnus dans plus de 450 restaurants à travers 70 villes dans 16 pays. Alors que nous étendons notre portée, nous invitons des individus dynamiques à nous rejoindre dans cette aventure.

QUE FEREZ-VOUS ?

En tant qu'Assistant(e) Exécutif(ve) au CEO, vous serez au cœur de notre mission de lutte contre la solitude urbaine. Vous fournirez un soutien direct au CEO, facilitant la gestion de l'organisation et jouant un rôle clé dans nos opérations stratégiques et quotidiennes.

1/ Gestion de l'Agenda du CEO :

• Gérer de manière sophistiquée le calendrier du CEO, incluant la priorisation des demandes et la résolution des conflits d'horaires.
• Organiser la planification des réunions clés d'affaires telles que les réunions de leadership, les sessions All Hands, et les mises à jour régulières de l'entreprise.

2/ Support Stratégique et Communication :

• Diriger les engagements externes du CEO en gérant la logistique nécessaire.
• Rédiger, documenter et stocker les mémos officiels.
• Gérer les communications internes en alignement avec les orientations du CEO.
• Diriger les communications pertinentes sur les médias sociaux selon les besoins émergents de l'entreprise.

3/ Préparation de Documents et Présentations :

• Créer des présentations professionnelles
• Préparer et éditer la correspondance, les communications, les présentations et autres documents selon les besoins.
• Recueillir des données et des renseignements commerciaux pour préparer les réunions clés.

4/ Logistique et Événements :

• Coordonner et organiser des réunions, des conférences et des événements spéciaux, incluant la logistique et la préparation des matériaux.
• Assister dans l'organisation des voyages du CEO, incluant l'agenda, la logistique et la coordination.

5/ Gestion Financière et Budgétaire :

• Traiter les notes de frais et gérer les dépenses, y compris la compilation des reçus pour le suivi des remboursements.
• Aider à la gestion du budget et des opérations du bureau, y compris la sélection des fournisseurs et la gestion des ressources matérielles.

6/ Interface et Collaboration :

• Agir en tant que principal point de contact entre le CEO, les cadres et les équipes internes, ainsi que les partenaires externes.
• Maintenir des relations efficaces avec les membres du conseil et les partenaires stratégiques.

7/ Proactivité et Soutien :

• Anticiper les besoins et aborder les problèmes de manière proactive pour assurer un flux de travail efficace et soutenir le CEO et l'équipe de direction.
• Fournir un soutien tel que le suivi des projets et des initiatives, effectuer des recherches et compiler des données pour soutenir la prise de décision exécutive et les initiatives.

8/ Développement de Rôle :

• Au fur et à mesure que le rôle évolue, étendre la portée du poste pour inclure le soutien à d'autres cadres supérieurs selon les besoins de l'organisation.

QUI ÊTES-VOUS ?

• Expérience Professionnelle : Au moins 4 ans en tant qu'Assistant(e) Exécutif(ve) ou dans un rôle similaire soutenant des PDG ou des cadres de haut niveau.
• Compétences Techniques : Maîtrise des suites Google Workplace ou Microsoft Office et des outils comme Slack et Notion
• Compétences Linguistiques : Bilingue en anglais tant à l'écrit qu'à l'oral.
• Communication et Collaboration : Excellentes compétences en communication verbale et écrite; capacité à travailler efficacement en équipe.
• Organisation et Gestion du Temps : Capacités organisationnelles exceptionnelles, attention aux détails, et aptitude à gérer le temps efficacement dans un environnement rapide.
• Confidentialité et Professionnalisme : Forte discrétion dans la gestion de l'information sensible et un comportement professionnel constant.

POURQUOI REJOINDRE TIMELEFT ?

• Une place au premier rang dans une startup en pleine croissance.
• Rémunération compétitive et horaires de travail flexibles.
• L'opportunité de développer votre poste et vos responsabilités au fur et à mesure que Timeleft grandit.
• Participez aux dîners Timeleft et voyez par vous-même l'impact que nous avons sur la vie des gens.
• Luttez contre l'épidémie de solitude dans les grandes villes.

PROCESSUS D'ENTRETIEN ?

• Lisez attentivement cette annonce pour vous assurer de répondre aux critères.
• Si vous êtes sélectionné(e), une rencontre par appel vidéo de 30 minutes pour présenter le projet plus en détail, expliquer ce que vous aurez à faire et répondre à vos questions.

IMPORTANT : vous devez parler Anglais couramment.