Gestionnaire Administratif Accueil-mobilité - Paris, France - Université de Technologie de Compiègne

Université de Technologie de Compiègne

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

L'université de technologie de Compiègne recrute un(e) gestionnaire administratif/ve, pour le pôle accueil - mobilité internationale entrante, à la direction aux relations internationales (DRI) de l'UTC.

Dans l'objectif d'une mobilité sortante de 100% des étudiants de l'UTC, les partenariats en Europe et opportunités de mobilité jouent un rôle important, en termes à la fois de mobilités effectives, mais également de potentiel de croissance.

La mobilité Erasmus+ s'envisage dans ce contexte de la promotion de la mobilité, à la gestion des bourses associées jusqu'aux retours de la mobilité.

En outre, et afin d'atteindre une mobilité sortante de 100%, il est important d'augmenter notre capacité d'accueil d'étudiants entrants en semestre d'échange mais aussi en double diplôme, y compris pour nos partenaires stratégiques.

La/le gestionnaire sera ainsi amené(e) à contribuer au pôle « accueil-mobilité internationale entrante ».

**Lieu de travail**

Compiègne

**Type de contrat et dates prévisionnelles de recrutement**

Contrat à durée déterminée - pourvoi immédiat et jusqu'au 31/03/2024

**Salaire mensuel brut**

Selon expérience

**Volume horaire**

37 heures et 30 minutes/semaine heures/an

**Mission**

Assurer l'accueil et le suivi des étudiants étrangers en provenance d'universités étrangères partenaires de l'UTC dans le cadre, soit d'échanges, d'admissions ou de stages en laboratoire.

Le/la gestionnaire sera amené(e) à intervenir sur tous les aspects liés à la mobilité internationale.

**Activités principales**
- Promouvoir les possibilités de mobilités dans le cadre du programme Erasmus+ (élaboration de supports de communication, organisation d'évènements, etc.) en étroite collaboration avec le pôle mobilité sortante, le chargé de mission « partenariats internationaux » et la directrice adjointe en charge du développement et de l'attractivité
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Assurer la gestion et l'envoi des dossiers d'admission
- Assurer le suivi administratif et logistique des dossiers « étudiant »
- Assurer un accompagnement personnalisé pour les démarches administratives des étudiants
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative interne à l'UTC
- Assurer une gestion administrative et financière via le logiciel dédié (SIFAC)
- Gérer des ordres de missions via le logiciel dédié (SIFAC)
- Organiser et/ou participer à l'organisation des évènements ponctuels, des réunions (réunion d'information ou de présentation, réception de bienvenue) destinées aux étudiants et /ou aux étudiants internationaux
- Contribuer à la mise en place d'une démarche qualité dans le service des relations internationales
- Classer et archiver des documents.

**Compétences**

**Connaissances**

- Langue anglaise exigée (B2 souhaité)
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Connaissance générale des logiciels de gestion financière et budgétaire publique (SIFAC) ou expérience SAP (progiciel de gestion intégrée)
- Bonne expression orale et rédactionnelle

**Compétences opérationnelles**
- Tenir compte des besoins et contraintes du service
- Savoir rendre compte et alerter en tant de besoin
- Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Structurer et rédiger des documents d'information technique ou règlementaire
- Prioriser ses activités et les échéances
- Travailler en équipe
- Utiliser avec aisance les outils bureautiques (tableur et traitement de texte, notamment), les outils financiers (SIFAC ou expérience SAP), la messagerie électronique et les logicielsspécifiques à l'activité
- Accueillir les populations concernées.

**Compétences comportementales**
- Sens de l'organisation
- Réactivité et flexibilité
- Sens du relationnel et de l'accueil
- Capacité d'écoute.

**Diplôme, formation et habilitation**
- Diplôme : baccalauréat ou niveau BTS
- Domaine de formation : gestion administrative, support à l'action managériale, tourisme notamment.

**Environnement et contexte de travail**

La personne recrutée exerce son activité à la direction aux relations internationales au sein du pôle « accueil - mobilité internationale entrante » et est placée sous la responsabilité hiérarchique de la directrice aux relations internationales.

Le gestionnaire administratif est un des interlocuteurs privilégiés pour l'accueil des étudiants internationaux. En étroite collaboration avec l'autre gestionnaire du pôle « accueil-mobilité internationale entrante » et en lien avec les départements de formation UTC, et notam