Assistant(E) de Direction - Voiron, France - Pays Voironnais

Pays Voironnais

Entreprise vérifiée

Voiron, France

il y a 1 jour

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**MISSIONS**

**Sous la responsabilité hiérarchique du directeur du **Centre Social Relais Initiative Habitants **et Maison de Quartier Baltiss**, **l'assistant(e) de direction / agent d'accueil aura pour missions**:

- Accueil physique et téléphonique ;
- Orientation des habitants selon leur demande en fonction des services proposés au centre social ;
- Inscriptions aux activités et règlement ;
- Suivi des affichages des offres d'emploi ;
- Aide à l'organisation des activités pour les professionnels de la structure (course,réservations ) ;
- Réception, tri,classement, suivi et gestion du courrier ;
- Apporter une aide au directeur de la structure en termes de gestion administrative de l'équipement, de la gestion du personnel et assurer l'accueil au sein des équipements de proximité ;
- Assurer le rôle de référent du pôle administratif.

**Secrétariat**:

- Saisie et diffusion de documents (courriers,rapports, comptes rendus de réunions, convocations commission ) ;
- Préparation et organisation de différentes réunions pour le service (réservation salle, préparation des documents, ) ;
- Aide à l'organisation des activités pour les professionnels de la structure (plaquette, affiches,réservations ).

**Gestion**:

- Suivi des engagements et des factures du service (Brunetière et Baltiss) ;
- Enregistrement des bons de commandes sous Ciril ;
- Création de tableaux de bord et élaboration d'outils de gestion et de suivi (suivi des recettes et dépenses, ) ;
- Organisation et gestion des locations de la salle Oasis ou cuisine Oasis (rédaction des contrats de location, états des lieux, ).

**Personnel**:

- Suivi des horaires et des congés du service ;
- Gestion du temps du personnel (sous excel) ;
- Suivi du personnel d'entretien des locaux (horaires, demande de remplacements ).

**Connaissances théoriques (savoir)**:

- Connaissance de la Fonction Publique Territoriale et du fonctionnement des services de la collectivité
- Connaissance des techniques de secrétariat (utilisation de l'outil informatique, prise de note, rédaction de compte rendu, classement, archivage, gestion de l'agenda, gestion des priorités...)
- Connaissance des règles d'orthographe, syntaxe, grammaire.

**Compétences techniques (savoir faire)**:

- Accueillir, orienter, entendre et répondre aux demandes du public.
- Capacités relationnelles, rédactionnelles écrites et orales.
- Gestion de conflits.

**Qualités requises (savoir être)**:

- Autonomie
- Disponibilité
- Discrétion

**Formation Bac/Bac+2 secrétariat / comptabilité**

**Expérience **similaire appréciée**

**CONDITIONS **PARTICULIERES**

Rémunération statutaire Catégorie C ou B de la fonction publique territoriale

Poste permanent à temps complet

Lieu de travail : Voiron

contraintes : Participation aux temps forts sur le Quartier (fêtes de quartier, actions collectives...)

Poste à pourvoir : 4 septembre 2023