Assistant / Assistante de Direction - Saint-Cloud, France - ABM ENVIRONNEMENT

Description

Assistante de direction au sein de la société A.B.M ENVIRONNEMENT

MISSIONS:
L'assistante exécute des actes administratifs et de gestion courante. Elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la société. Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. L'assistante de direction est hiérarchiquement rattachée au Directeur de la société.

ACTIVITÉS:
Gestion administrative - Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes - Assurer les prises de rendez-vous - Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques - Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances - Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports,...), les reproduire et les diffuser
- Traiter et diffuser des informations internes et externes - Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur - Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions - Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière - Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées - Assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations
- Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser (interne, ENT... ), finaliser les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés
- Suivre le prestataire de prise de notes

CONNAISSANCES:

- Maîtrise des techniques de communication orale et écrite. - Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat. - Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.

COMPÉTENCES OPÉRATIONNELLES:

- Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale - rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail - Sens des priorités - Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
- Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs Savoir être : - Discrétion - Très bon sens relationnel - Calme - Autonome - Accueillante - Capacité d'anticipation - Force de proposition - Sens de l'écoute - Des connaissances en comptabilité seraient un plus

Type d'emploi : CDI

Salaire : 2 500,00€ à 3 000,00€ par mois

Avantages:

- Participation au transport
- Titre-restaurant

Programmation:

- Heures supplémentaires
- Périodes de travail de 8 heures

Types de primes et de gratifications:

- Pourboires

Question(s) de présélection:

- En cas de surplus de travail, quels seront vos méthodes de gestion ? Et en cas de stress ?

Formation:

- Bac +3 (Licence / Bachelor) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Exigé)

Permis/certificat:

- Permis B (Exigé)

Disponibilité:

- Travail en journée (Optionnel)

Disposition à l'égard des déplacements professionnels:

- 50 % (Exigé)

Lieu du poste : Déplacements fréquents

Date de début prévue : 20/03/2023