Assistant(E) de Direction - Vence, France - ESAT Les oliviers du Taouro

ESAT Les oliviers du Taouro

Entreprise vérifiée

Vence, France

il y a 1 jour

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Un(e) **_**Secrétaire,**_**Assistant(e) de direction**_ **(H/F) - Poste à pourvoir dès que possible**

L'APREH, Association Pour la Réadaptation et l'Épanouissement des Handicapés, acteur du secteur médico-social dans les Alpes-Maritimes depuis près de 60 ans est experte dans le champ du handicap.

Dotée de 28 établissements et services et d'un siège social, 390 salariés assurent la prise en charge et l'accompagnement de plus de 900 enfants et adultes présentant des déficiences intellectuelles, des troubles de l'apprentissage, des handicaps psychiques sensoriels, physiques et moteurs.
- **L'ESAT/SAS « Les Oliviers du Taouro » contribue à l'insertion professionnelle de 135 travailleurs en situation de handicap autour d'une dizaine d'activités professionnelles**_._
- **Missions**:_
- **Assister au quotidien la Directrice et son équipe de Direction et faciliter leur prise de décision**
- Organise et coordonne les activités quotidiennes de la Directrice : gestion de planning, réalisation de courrier, organisation de déplacements, communication, préparation de supports de prises de parole (PPT etc..), coordination des actions évènementielles
- Traite régulièrement le courrier électronique en gérant les informations prioritaires
- Conçoit des outils de pilotage sous forme notamment de tableaux de bord et de procédures et présente des informations chiffrées de gestion
- Contribue à l'amélioration de l'ensemble des processus administratifs et à la formalisation de leur mise à jour
- Diffuse les communication internes à l'établissement (notes de service et d'information, plannings des congés )
- **Gérer le traitement, l'organisation et le partage de l'information**
- Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
- Assure le traitement et le suivi du courrier RH.
- Assure la recherche, la synthèse et la diffusion de l'information.
- Assure l'interface entre l'équipe de direction et ses interlocuteurs (partenaires, siège social, ressources humaines )
- Organise la conservation et la traçabilité de l'information : création, classement, mise à jour, archivage de l'ensemble des dossiers.
- **Assurer le suivi Octime**
- Est l'interlocuteur principal du prestataire
- Assure le suivi des quotas horaires et des congés des salariés en lien avec les cadres de direction
- Diffuse et assure le suivi les plannings mensuels et les émargements
- Assure le suivi des formations
- Assure la veille du suivi des anomalies en lien avec les cadres de direction
- Assure la prévention et la correction des difficultés en lien avec le logiciel en contactant la hotline
- Est force de proposition en ce qui concerne le développement du logiciel au regard des besoins repérés
- **Assurer le suivi des visites médicales du travail**
- Organisation des rdvs de visites de travail d'embauche et / ou de pré reprise et/ou visite médicale en respect des échéances réglementaires
- Suivi et transmission des observations transmises par la médecine
- **Assurer le suivi des dossiers assurantiels**
- Déclare les « incidents » et sinistres
- Suit les dossiers de remboursements
- Est l'interlocuteur principal des assurances
- **Formation**
- Suivi des formations sur les logiciels dédiés
- Mise en place des convocations de formation
- Réservations et mise en place des salles
- Mise en place du PDC en lien avec la référente technique administrative
- **Assurer le suivi réglementaire en respectant les échéances en lien avec la Gestionnaire RH et paie**
- Plan de Développement des Compétences
- ANAP
- Rapports d'activités (ERRD )
- Projets d'établissements
- Bilan Social
- Toute enquête interne ou externe relative à ces différents documents supports
- Suivi médecine du travail des Salariés et des TESH
- Tenue des tableaux de bords nécessaires à l'élaboration des différents documents supports
- Réalisation du suivi de leur évolution et de leur mise en forme finalisée
- **Communication**
- Participe activement aux différentes réunions institutionnelles ou autres.
- Écoute et renseigne les équipes quant aux questionnements sur le temps de travail et la planification
- Assure le secret et la discrétion nécessaire au regard de son poste
- Maintien la confidentialité des éléments en sa possession par une tenue rigoureuse du poste de travail
- Contribue à la politique de communication bienveillante mise en place de l'établissement
- Sollicite l'équipe de direction et / ou la coordinatrice de parcours et / ou l'assistante de direction pour toute question ou difficulté rencontrée
- Assure une promotion positive de l'établissement conformément à son contrat de travail
- Signale immédiatement à l'équipe de Direction tout évènement indésirable ou pouvant impacter l'établissement et / ou l'Association
- **Savoir être**:

- Anticipatio