Chargé D'accueil - Paris e, France - IRTS PARIS IDF

IRTS PARIS IDF

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Sous la responsabilité de la responsable de la gestion des salles/logistique, vous assurez l'accueil physique et téléphonique du site de Paris et d'autres tâches administratives.

**MISSIONS** (liste non exhaustive)

**Accueil téléphonique, gestion du standard téléphonique**
- Réceptionner les appels téléphoniques ;
- Orienter les appels téléphoniques vers les services ou filières concernés, ou prendre et transmettre les messages en l'absence des correspondants ;
- Donner un premier niveau de renseignement auprès des interlocuteurs.

**Accueil physique**
- Assurer l'accueil des personnes et analyser leur demande ;
- Renseigner les personnes extérieures, les orienter vers l'interlocuteur, le service demandé ;
- Orienter les apprenants et les intervenants extérieurs vers la salle recherchée.

**Gestion du matériel**
- Gérer les badges ascenseurs, les clés des salles, le matériel pédagogique, les cartes copieurs, la bagagerie
- Assurer le suivi du matériel non rendu ou en panne ;
- Traiter les problèmes de matériel et/ou de cloisons non effectués lors de la réservation de la salle en lien avec les services maintenance et entretien.

**Traitement du courrier, des colis et des livraisons**
- Réceptionner le courrier le matin à l'arrivée ;
- Ouvrir les courriers non nominatifs, enregistrer les courriers recommandés avec AR et les chèques reçus ;
- Trier et distribuer le courrier dans le casier des services concernés ;
- Affranchir le courrier au départ selon les règles en vigueur ;
- Réceptionner les colis et les livraisons en relation avec les différents services ;
- Assurer la gestion de la boîte mail dédiée à l'accueil et rediriger les mails vers les destinataires concernés ;
- Assurer les relations avec La Poste (gestion des litiges, remplir les formulaires de garde du courrier, etc.).

**Autres missions**
- Assurer le relais de la gestion des salles en cas d'absence de la responsable du service via les supports mis en place ;
- Assurer le renouvellement de documents sur le présentoir à l'entrée de l'accueil en lien avec la direction de la communication et sous l'autorité de la responsable de service ;
- Mettre à jour les supports de gestion de l'accueil ;
- Accompagner les salariés ou intervenants extérieurs pour effectuer des photocopies à la reproduction ;
- Gérer les malaises de personnes en lien avec les SST et les pompiers si besoin, renseigner le registre des accidents bénins et gérer la boîte à pharmacie.

**COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES - PROFIL RECHERCHÉ**

Titulaire d'un Bac professionnel dans le secteur des services ou de l'accueil, vous justifiez d'une expérience d'au moins
1 an sur un poste similaire. Une expérience en organisme de formation ou école serait appréciée.

Maîtrise des techniques d'accueil et de communication - Maîtrise des outils bureautiques (Office Reprographie.

Aisance relationnelle et rédactionnelle - Sens de l'accueil - Capacité à bien communiquer et écouter - Méthode et sens de l'organisation - Bonne présentation - Aptitude à travailler seul et en équipe.

CDI à temps plein - Statut Technicien - **Poste à pourvoir rapidement**.

Type d'emploi : CDI

Salaire : à partir de 2 150,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du lundi au vendredi

Formation:

- Baccalauréat / Niveau bac (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel