Assistant(E) de Direction - Marseille, France - Groupe Demeter

Groupe Demeter

Entreprise vérifiée

Marseille, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

DEMETER est un cabinet de recrutement spécialisé dans les métiers de l'ingénierie et du développement commercial.

Notre client est une association de Loi 1901 à but non lucratif.

L'association regroupe 7 maisons de retraite médicalisées (EPHAD).

Le siège de l'association est basé à Marseille, proche de la Valentine.

L'assistant-e de direction est chargé-e d'assister le directeur général de services (DGS) dans l'organisation et la coordination quotidienne de son activité quotidienne, ses interactions internes et externes. Il-Elle participe à la gestion de l'information ainsi qu'à l'organisation des instances décisionnelles et consultatives.

**Organisation et coordination des activités quotidiennes de la Direction générale.**
- Assister le DG dans l'organisation quotidienne de leur travail
- Organiser l'agenda du DG, assurer l'organisation, la préparation et le suivi de leurs réunions
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs prenant contact avec la Direction générale, apporter un premier niveau d'information et orienter vers le service concerné
- Assurer l'organisation des rendez-vous et des déplacements
- Constituer les dossiers préparatoires aux rendez-vous

**Gestion de l'information**
- Favoriser la circulation et les flux d'information
- Traiter les correspondances destinées à la Direction générale
- Assurer la rédaction et la mise en forme de courriers
- Assurer la gestion de l'ensemble de ces informations en appréciant les urgences et les priorités

**Contribution à l'organisation des instances consultatives et décisionnelles de l'établissement**
- Participer aux réunions préparatoires, pour prise de notes et consignation des conclusions
- Diffuser les convocations et les documents de séance, en veillant au respect des échéances
- Assurer le suivi des retours sur convocations (élaboration des listes de présence / absences, gestion des pouvoirs...)

**Gestion administrative**
- Garantir la conservation et la traçabilité des informations traitées par une bonne utilisation des outils, des bases de données et des méthodes d'archivage
- Mettre en place des outils et une méthode de travail permettant une gestion administrative et un fonctionnement efficaces de la Direction générale des services
- Gérer les aspects logistiques (matériels, locaux et fournitures )

Compétences opérationnelles:

- Première approche en comptabilité/gestion
- Comprendre les enjeux et hiérarchiser les priorités dans un temps contraint
- Comprendre, analyser et gérer l'information
- Garantir la confidentialité des informations et des données
- Capacité rédactionnelle et esprit de synthèse
- Savoir organiser une bonne circulation de l'information auprès des divers interlocuteurs pour créer un climat propice aux échanges et au dialogue
- Maîtriser les techniques de secrétariat, de gestion administrative, de classement et d'archivage
- Maîtriser les outils de Bureautique
- Veiller au respect des calendriers et des échéances
- Aimer travailler en équipe et au contact du public et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Savoir rendre compte très régulièrement de l'état d'avancement des dossiers
- Excellentes aptitudes relationnelles et rédactionnelles

Compétences comportementales:

- Travailler en équipe
- Savoir s'adapter à ses interlocuteurs
- Participer de manière constructive à l'amélioration des tâches et des procédures
- Être très réactif et rigoureux
- Respecter le devoir de réserve et de confidentialité
- Sens de l'initiative et de l'organisation
- Rigueur / fiabilité

**Profil recherché**:

- Expérience souhaitée sur le même type de poste/domaine d'activité

4+ years