Secretaire Service Coordination Et Grands Projet - Lyon, France - La Région Auvergne-Rhône-Alpes

La Région Auvergne-Rhône-Alpes

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Informations générales**:
**Entité de rattachement **:La Région Auvergne-Rhône-Alpes c'est prés de 2000 agents qui exercent dans les services administratifs et assurent leurs missions dans de nombreux domaines (Développement économique, Mobilités, Santé, Formation, Agriculture, Fonds européens, Aménagement du territoire, Culture, Sport...). Ils mobilisent ainsi, et au quotidien, un ensemble de compétences et de métiers divers et variés.
Les postes proposés par la Collectivité sont répartis au sein des sièges de Lyon et Clermont-Ferrand, ainsi que sur plusieurs espaces et antennes sur le territoire. Ils sont ouverts ouverts aux personnes en situation de handicap, aux fonctionnaires, aux personnes sur liste d'aptitude, et aux contractuels.

**Référence **:

**Catégories**:
C

**Rattachement hiérarchique**:
**DGA / Direction / Direction adjointe**:
DGA Mobilités

**Cadre statutaire du poste**:
**Cadre d'emplois**:
Adjoints administratifs territoriaux

**Description du poste**:
**Contrat**:
Fonctionnaire ou lauréat de concours

**Missions et activités**:
La Région Auvergne Rhône-Alpes recrute un(e) secrétaire pour son service Coordination et Grands Projets au sein de la Délégation Générale Adjointe aux Mobilités.

Au sein de la Direction Générale Adjointe des Mobilités, la mission porte sur l'ensemble des tâches de secrétariat du service transversal « Coordination et Grands Projets. »

Résidence administrative du poste : Lyon

**[...]**:

- Prendre en charge le courrier arrivé et départ (outil ELISE) ainsi que le suivi des parapheurs (enregistrement, relecture et suivi des parapheurs, envoi )
- Effectuer des mailings,
- Rédiger des correspondances (réponses simples à des courriers) et des comptes-rendus de réunions,
- Intégration et suivi des rapports du service dans l'outil de gestion des rapports
- Mettre en forme divers documents (courriers, notes, rapports, tableaux et graphiques, présentations PPT ),
- Organiser des réunions internes ou en relation avec les partenaires extérieurs (réservation de salles, de matériel informatique, téléconférence, visioconférence, commande de repas/réception ),
- Gérer les aspects administratifs (RH,),
- Classer les dossiers, gérer les archivages
- Effectuer ponctuellement des recherches d'information notamment sur internet (sur demande),
- Relire activement les documents

Le ou la secrétaire contribue au suivi de la production du service (notes, rapports, convention,) en lien avec les chargés de mission et/ou le responsable de service.

Il ou elle travaille en binôme pour l'ensemble des tâches et peut assurer des remplacements au sein de la Direction Générale Adjointe

**Compétences et particularités du poste**:

- SAVOIRS et SAVOIR FAIRE

Maîtriser l'orthographe et la syntaxe

Connaître les compétences de la direction/service

Connaître l'institution et ses procédures

Maîtriser les techniques de secrétariat (lecture et écriture rapide, classement,)

Maîtriser les outils bureautiques (pack office), informatiques et de communication

Maîtriser l'usage d'applicatifs et de logiciels spécifiques

Savoir gérer les urgences et les priorités

Maîtriser les règles internes de la rédaction de courrier et de l'organisation de réunions

SAVOIR-ETRE:
Rigueur et qualités d'organisation

Sens du travail en équipe

Qualités relationnelles

Adaptabilité

Discrétion

Disponibilité (pour des permanences éventuelles,)

**Localisation du poste**:
**Localisation (Département)**:
Rhône - Siège - Lyon Confluence

**Autres précisions**:
23/04/2023