Assistant de Direction - Paris e, France - IEC International

Description

**Assistant.e de la direction**

IEC International SAS est une société de conseil privée dans le domaine des transports en format tech think-tank, située à Paris.

IEC International propose des solutions d'amélioration de services, de performance et d'économie des systèmes de transports ferroviaires, multimodaux et urbains, en alliant les technologies informatiques, les connaissances macroéconomiques et les algorithmes de modélisation. A part les services de conseil, IEC International propose aussi le logiciel pour usage professionnel qui contient plusieurs fonctions liées à la modélisation des flux, des routes et des tarifs des systèmes de transports, ainsi que des effets socio-économiques des projets réalisés.

IEC International fait partie d'InfraEconomy Group établi selon un accord d'alliance avec IEC Applications and services (Dubai), qui est le propriétaire du logiciel InfraForecast et qui possède en plus une équipe de développeurs informatiques. Les décisions stratégiques, ainsi que la politique RH des deux entreprises sont contrôlées par le Conseil des Partenaires, dont les fondateurs des deux entreprises font partie.

**Type de contrat et prise de poste**

Type de contrat : CDD de 3 mois, puis 6 mois de CDD, convertible en CDI.

Prise de poste : à pourvoir dès que possible.

**Mission essentielle**

Assister la direction dans toutes les tâches liées à la préparation des documents de communication, à l'accueil des clients, à la gestion administrative interne et à la gestion des horaires du personnel et des voyages d'affaires..

**Activités principales**

**Communication interne et externe**:

- accueillir les clients et les partenaires,
- répondre aux appels téléphoniques et aux courriels généraux,
- rédiger des supports de communication interne et externe (rapports, comptes rendus, notes, lettres, etc.),
- traiter l'information : collecter, classer et mettre à jour,
- assurer la transmission des informations en interne et en externe (notes et décisions, etc.),
- assurer l'organisation matérielle et logistique de divers événements (conférences, ateliers, etc.).

**Gestion administrative interne**:

- assurer les opérations de classement et d'archivage des documents,
- collecter et traiter des données spécifiques selon des procédures définies,
- répondre aux demandes d'information des interlocuteurs internes.

**Management of schedules and business travel**:

- organiser le planning des collaborateurs,
- planifier et organiser les réunions de l'équipe,
- assurer l'organisation des voyages d'affaires.

**Compétences et experiences souhaitees**
- Maîtrise d'outils bureautiques souhaités tels que le pack MS Office,
- compétences linguistiques confirmées en anglais et en français,
- compétences linguistiques facultatives en russe ou dans d'autres langues étrangères,
- bonnes capacités rédactionnelles (orthographe parfaite) et esprit de synthèse,
- bonnes capacités d'organisation,
- sens du contact et du service,
- capacité à hiérarchiser les informations.

**Relations internes et externes**

Rapport direct au président et au directeur général.

Assistance personnelle au président et aux autres associés selon la nécessité.

Collaboration avec les équipes des autres entreprises de InfraEconomy Group (en anglais) sera requise.

**Remuneration**

2,000 € brut par mois

**Conditions et lieu de travail**

Au bureau (Paris 14e) et en mode présentiel.

Primes, mutuelle, formation d'entreprise, participation transports.
- **Job description**_

**Executive Assistant**

IEC International SAS is a privately held transportation consulting firm in a tech think-tank format, located in Paris.

IEC International provides solutions to improve the service, performance and economics of rail and urban transport systems by combining computer technology, macroeconomic knowledge and modeling algorithms. In addition to consulting services, IEC International also offers professional software software, which contains several functions related to the modeling of transport system flows, routes and fares, as well as the socio-economic effects.

IEC International is part of the InfraEconomy Group established under an alliance agreement with IEC Applications and Services (Dubai), which is the owner of the TMF software and has a team of IT developers. The strategic decisions and HR policies of both companies are controlled by the Board of Partners, of which the founders of both companies are members.

**Type of contract and start of work**

Type of contract: CDD for 3 months, then CDD for 6 months, convertible in CDI.

Start of work: as soon as possible.

**General mission**

Assist management in all tasks related to the preparation of communication documents, reception of clients, internal administrative management and management of staff schedules and business trips.

**Key activities**

**Internal and external communication**:

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