Assistant / Assistante de Direction (H/F) - Gennevilliers, France - Force Interim

Force Interim

Entreprise vérifiée

Gennevilliers, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

La société **FORCE INTERIM** accompagne des donneurs d'ordres de tout secteur et est spécialisée dans le domaine du travail temporaire et du recrutement.

Nous recherchons pour l'un de nos clients leader sur son marché **un ASSISTANT / une ASSISTANTE DE DIRECTION H/F.**

Au sein de la Direction Juridique & Contrats (DJC), vous assistez la Directrice Juridique & Contrats de la Global Business Unit Systèmes d'information et de communication sécurisés (SIX) ainsi que l'équipe DJC du Domaine Réseaux & Systèmes d'Infrastructure (NIS)

Vous apportez le** soutien aux équipes afférentes (environ 14 personnes)** en terme de gestion et d'organisation des missions : du besoin exprimé à la finalisation du voyage professionnel comprenant l'organisation du séjour qui peut s'effectuer en France ou à l'étranger.

Vous pourrez être amené à travailler en binôme avec une assistante et interfacez avec le réseau de votre fonction, en bonne coordination.

Dans ce contexte, vous vous verrez confier les missions suivantes:

- ** Assister les deux Directrices** dans leur mission de management:

- gestion des agendas,
- compilation de reporting des équipes,
- préparation du reporting vers le Directeur Juridique & Contrats de la Global Business Unit,
- suivi des imputations des membres de l'équipes,
- suivi des congés,
- organisations de réunions et logistique associées,
- préparation de présentations,
- ** Assister les membres des deux équipes** notamment en initialisant et en assurant:

- le suivi des missions en France et à l'étranger des membres de l'équipe (les missions sont effectuées sous l'outil Concur à la demande des voyageurs et conformément aux règles de déplacement en vigueur), en établissant les notes de frais correspondantes à ces missions dans l'outil Concur
- Planifier les réunions d'équipe et réserver les salles de réunions
- Classer et assurer le suivi des dossiers de la Direction Juridique et Contrats (Team on Line)
- Constituer les dossiers de mise en signature des contrats et accords de DJC et de procéder à la mise en signature de ces actes juridiques (transmission du parapheur aux signataires, suivi du processus jusqu'à la signature du contrat ou accord par le signataire)
- Accomplir des missions de type « para-légal » : gestion de l'archivage physique et électronique des documents contractuels, notamment au travers de l'outil
- Contrathèque (après formation à l'outil)
- Gérer les demandes administratives (besoins informatiques, commandes de fournitures, etc )
- Gérer le courrier
- Assistant(e) confirmé(e).
- Expérience significative sur un poste similaire.
- ** Principalement des tâches administratives.**:

- Bon relationnel, discrétion, gestion des priorités, Diplomatie. Capacité d'adaptation et force de proposition.
- Anglais professionnel.
- Maitrise Pack office, SAP, Concur

Salaire : de 35 à 40 K selon profil

INDSPO