Secrétaire Gestionnaire de Scolarité - Paris, France - Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Date de début de diffusion **:13/06/2023

**Date de parution **:13/06/2023

**Description du poste**:
**Intitulé du poste**:
Secrétaire gestionnaire de scolarité F/H

**Métier**:
Gestion et administration - Secrétaire

**Type d'emploi**:
Titulaire ou contractuel

**Quotité de temps de travail**:
Temps plein

**Horaires de travail**:
Amplitude de 9:00 à 16:36 (38h/semaine)

**Rémunération**:
A partir de 2 175 € bruts mensuels (selon expérience et grilles AP-HP)

**Poste à pourvoir**:
+ de 3 mois

**Présentation du service**:
**POLE**
Direction des Ressources Siège. (DRS)
Centre de Formation et de Développement des Compétences AP-HP. (CFDC)

**STRUCTURE**
**IFSI - IFAS Saint-Louis**
IFSI : promotions de 125 étudiants
1 IFAS : promotion de 40 élèves aides-soignants.
Durée de la formation : IFSI : 36 mois - IFAS : 12 mois.

**COMPOSITION DE L'EQUIPE**
1 directrice des soins, Equipe pédagogique : 17 formateurs dont 1 coordonnateur pédagogique et coordonnateur des stages et 1 adjoint du directeur.
Equipe administrative: 3 secrétaires pédagogiques et 1 intendant.

**LIAISONS**
Hiérarchiques:
- Directrice des soins, directrice des instituts.
- Adjoint de la Directrice.

Fonctionnelles:
- Adjoint, coordonnateurs pédagogique/stages.
- Formateurs, secrétaires IFSI IFAS, un Intendant, service des concours AP-HP, CFDC, Siège, ARS, DRIETTS, Université Paris Cité ,Cadres de santé des services partenaires de stage, Réseaux de professionnels hospitaliers et pédagogiques - Intervenants occasionnels - Equipes logistiques Siège et Site hospitalier - Responsables de formation - Service Informatique
- Organismes financeurs de la formation.

**Vos missions**:
**Mission principale**:
Secrétariat pédagogique gestionnaire de scolarité:
Assurer le suivi administratif des dossiers des étudiants, participer à la préparation des instances et en assurer les comptes rendus ; participer à la préparation des commissions d'attribution de crédits ; suivre les conventions de stages

**Missions spécifiques**:

- Accueil physique des intervenants, et des RDV de la Direction / équipe IFSI IFAS
- Gestion du courrier de l'institut (réception, tri, transmission, rédaction, suivi)
- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques et mails,
- Traitement et mise en forme de documents administratifs et pédagogiques,
- Organisation et suivi administratif des sélections : pour les filières IDE et AS
- Préparation des rentrées scolaires administratives
- Suivi des stagiaires : gestion des conventions extérieures, documents de stage
- Suivi du dossier scolaire et administratif par étudiant/élève (environ 130 dossiers), dont le suivi des apprenants avec des financements spécifiques
- Saisie et édition des notes pour les passages de semestres et diplomations
- Gestion administrative de la diplomation par filière (dossiers par apprenant et transmission des informations aux tutelles)
- Transmission et suivi des statistiques/ dossiers règlementaires de l'activité des instituts aux différents demandeurs ARS, Région, AP-HP, CFDC, Université (sélection, diplomation, évolution des effectifs, agrément)
- Documentation des enquêtes ministérielles, régionales, institutionnelles,
- Gestion documentaire : selon la procédure archivage
- Reprographie de documents,
- Classement et archivage des documents,
- Instances : contribution à l'organisation selon le cadre règlementaire par l'envoi et le reprographie des documents aux membres, mise en forme et diffusion documents préparatoires et diffusion du compte-rendu.

**Compétences recherchées**:
SAVOIR FAIRE REQUIS
- Qualités rédactionnelles requises.
- Autonomie.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
- Maîtrise parfaite des outils de communication (Intranet/Internet).
- Gestion des appels et des demandes téléphoniques.
- Excellentes capacités relationnelles (travail en équipe, initiative d'entraide )
- Distance relationnelle avec les étudiants et élèves.
- Capacités organisationnelles (organisation des tâches, classement et archivage ).
- Curiosité et perspectives professionnelles.
- Loyauté, discrétion

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Connaissance des logiciels informatiques spécifiques aux centres de formation : Concours et SAP CAMPUS

PRE-REQUIS
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), de communication (Intranet et Internet).
- Maîtrise Excel dans la gestion numérique et la réalisation graphique des résultats.
- Aisance rédactionnelle et maitrise de la mise en forme de documents.

**Les avantages de l'AP-HP**:
**Description de vos avantages**:

- Possibilité de télétravail si le poste le permet
- Une procédure d'intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté à chaque nouvel arrivant en fonction de son profil
- Un centre formation et de développement des compétences interne pour les formations management, les renforcement Métie