Assistant de Direction - Lyon, France - Grand Lyon Métropole

Grand Lyon Métropole

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Type d'offre:

- Emploi
- Cadre(s) d'emplois:

- ADJOINTS ADMINISTRATIFS
- Référence:

- Service:

- Délégation transition environnementale et énergétique,Direction ressources
- 15/05/2023

Vous aspirez à exercer votre métier au sein d'une structure publique territoriale, porteuse de valeurs fortes, tout en recherchant un sentiment d'être utile à la collectivité ?
Alors rejoignez la Métropole de Lyon Ses 9200 collaborateurs contribuent aux politiques publiques inédites et ambitieuses au service de la population - 1,4 millions d'habitants - et du territoire.
En intégrant la direction ressources de la délégation transition environnementale et énergétique de la Métropole de Lyon et, sous l'autorité de sa directrice, vous êtes chargé:

- d'apporter une assistance administrative à la directrice ressources, à la responsable ressources humaines, ainsi qu'aux responsables de service et unités de la Direction,
- de les accompagner dans les aspects logistiques pour assurer toute démarche et d'assurer l'interface avec leurs équipes,
- d'assurer l'interface entre les équipes de la Direction & les services des Ressources Humaines : 1er niveau de réponse, relais d'information, collecte et diffusion d'information.

**Vos missions**:

- au titre de l'assistance à la directrice ressources, à la responsable ressources humaines, ainsi qu'aux responsables de service et unités de la Direction:

- assurer une assistance administrative,
- participer à la gestion des agendas,
- organiser des réunions et séminaires,
- rédiger des convocations, ordre du jour, compte-rendu,
- contribuer à la gestion du courrier,
- assurer l'archivage et le classement de documents,
- participer à l'accueil physique et téléphonique ; filtrer, aiguiller, renseigner et accueillir,
- gérer les ordres et frais de mission,
- gérer des commandes de fournitures administratives, suivi des stocks,
- préparer la logistique de réunions : invitation des participants, mise en forme et cohérence des documents présentés (ordre du jour, supports de réunions), rédiger les comptes rendus le cas échéant.
- au titre de l'interface avec les services ressources humaines (missions d'antenne de gestion RH) pour les agents de la Direction ressources:

- donner les premiers renseignements en relais de la RH, notamment sur les absences,
- suivre les interruptions et reprises de service,
- réaliser les tableaux de présence,
- collecter les documents et préparer leur diffusion pour les entretiens d'évaluation,
- préparer l'accueil des nouveaux arrivants (logistique, matériel et physique), mettre à jour le tableau arrivée/départ,
- assurer la diffusion de documents (bulletins de paie, SFT, bons de noël, tickets de restaurant),
- assurer le relais de la RH pour l'accueil des stagiaires ou apprentis : convention de stage / ouverture de droits,
- participer aux réunions RH trimestrielles et diffuser les informations dans le service,
- être le relais d'information auprès de la RH sur toute situation qui le nécessite.

**Vos connaissances et compétences**:

- améliorer la présentation d'un document,
- accueillir, communiquer, informer, dialoguer, transmettre un message,
- organiser et planifier votre travail
- comprendre et analyser une question, une demande, une consigne,
- respecter des procédures et des délais,

**Vos aptitudes et qualités**:

- capacités rédactionnelles et relationnelles,
- capacité d'initiative et d'autonomie,
- rigueur, précision et méthode,
- force de proposition pour améliorer/fluidifier/faciliter le bon fonctionnement de la vie administrative de la direction,
- dynamisme et réactivité,
- goût du travail en équipe et en réseau,
- rendre compte,
- capacité à se former et à entretenir ses connaissances,
- capacités d'adaptation et d'organisation, gestion des priorités.

**Conditions de travail**:
Lieu : Immeuble le Triangle, 117 boulevard Vivier Merle, 69003 Lyon

Temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés sont possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d'ARTT), 38h45 (7h45/jour + 22 jours d'ARTT).

Déplacements : pas de déplacements prévus dans le cadre des missions

Conditions d'exercice:

- bureau lumineux avec grande baie vitrée, vous aimez ?
- accès facile et à proximité immédiate de la gare Part-Dieu, ainsi que des lignes de Tramway T4, métro B et bus C7.
- tickets restaurant d'un montant de 7.50€,
- accès aux offres du comité social du personnel dès un mois d'ancienneté.

Régime indemnitaire de fonction : Groupe 5.

Poste ouvrant droit à la nouvelle bonification indiciaire (NBI). 10 points (au titre de « secrétariat à titre exclusif et avec des obligations spéciales, notamment en matière d'horaires »)