Assistant (H/F) - Marseille, France - ANCOLS

ANCOLS

Entreprise vérifiée

Marseille, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Depuis sa création par la loi, le 1er janvier 2015, l'agence nationale de contrôle du logement social (ANCOLS) est chargée d'une mission de contrôle et d'évaluation relative au logement social et à la participation des employeurs à l'effort de construction (PEEC).

L'Ancols est un établissement public administratif de l'État placé sous la double tutelle des ministres chargés du logement et de l'économie. Elle a pour missions principales:

- Le contrôle et l'évaluation des organismes intervenant dans le secteur du logement social et des bénéficiaires de la PEEC ;
- L'évaluation transversale du secteur du logement social par la réalisation d'études et la production de statistiques.

Ses missions et son organisation font l'objet des articles L.342-1 à L et R.342-1 à R du Code de la construction et de l'habitation.

Le titulaire du poste assure, depuis le siège de la Direction du contrôle et des suites (DCS) Sud Est, le suivi et la gestion administrative des missions de contrôle. Il assure également des missions d'assistance pour le compte du directeur et en soutien à l'activité de l'ensemble des équipes qui lui sont rattachées (Marseille, Lyon, Toulouse).

Ses missions consistent principalement à:

- Assurer efficacement la gestion administrative des contrôles et la mise en œuvre des suites et des sanctions : préparation et mise à disposition des pièces administratives du contrôle, enregistrement des pièces dans l'outil dédié
- Assurer le suivi des dossiers : suivi et tenue de tableaux de bord, veille et alertes sur les délais / échéances
- Garantir le reporting des dossiers de contrôle auprès du directeur) et des équipes
- Préparer les dossiers de contrôle présentés aux instances (Comité Technique Interne, Comité du Contrôle et des Suites, CA ) et assurer la coordination avec les chargés de suivi et des suites pour la mise à disposition des dossiers
- Veiller à la qualité des dossiers de contrôle et de suites : respect de la charte graphique, relecture des rapports, correction des erreurs grammaticales et orthographiques,
- Assurer la gestion logistique de la direction : gestion du courrier, commandes de fournitures, relations avec les prestataires (ménage, livraison d'eau, photocopieurs ) en lien avec le directeur et le service en charge des moyens généraux
- Participer à l'accueil et à l'intégration de nouveaux arrivants
- Apporter une aide réactive et proactive au directeur ainsi qu'à l'ensemble de l'équipe

En plus d'interagir avec le DCS Sud Est et son équipe, le titulaire du poste collabore en interne avec divers interlocuteurs au sein de toutes les directions de la DGA-CS, incluant la direction de la qualité et des suites ainsi qu'avec d'autres directions de l'Agence. De plus, il entretient des relations externes avec des interlocuteurs occupant des postes à haute responsabilité. Le titulaire du poste participera activement au réseau des assistants animé par la direction de la qualité et des suites _(DQS)._

**Autonomie et responsabilité**:

- Organisation autonome du travail en suivant les instructions et respectant les délais fixés Facilitateur et proactif dans la gestion quotidienne des dossiers attribués
- Garant de la qualité et de la fiabilité des travaux réalisés
- Force de proposition

Savoirs et connaissances techniques:

- Maîtrise des logiciels bureautiques et des fonctionnalités liées à la messagerie, des ressources intranet, extranet et internet
- Capacité à rédiger des documents professionnels tels que des courriels, des rapports et des présentations
- Une connaissance des grandes problématiques du logement social et des secteurs professionnels contrôlés serait appréciable

**Savoir-faire**:

- Mettre en œuvre et garantir le respect des procédures établies
- Bonne compétence relationnelle
- Savoir apporter une assistance administrative en respectant les différentes procédures mises en place au sein de l'agence
- Gérer efficacement un planning et établir des priorités
- Capacité à planifier les activités à moyen terme, gérer les priorités et faire face aux imprévus
- Savoir anticiper et alerter
- Avoir une bonne expression écrite et orale
- Démontrer une grande précision dans la gestion des informations et des données
- Sens de l'anticipation et réactivité
- Organisé, rigoureux et méthodique
- Esprit d'équipe
- Sens de la discrétion et respect de la confidentialité des informations et des données traitées

Poste à pourvoir immédiatement en CDI de droit privé ou fonctionnaire, basé à Marseille.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Horaires flexibles
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel