Coordinateur Service Administratif - Clermont-Ferrand, France - AIRRA

Description

Coordinateur service administratif

Liens hiérarchiques et fonctionnels:
Vous dépendez du responsable Administratif et financier.
Vous encadrez le Pôle Administratif, soit l'ensemble des services Secrétariat
(secrétariat de coordination et service prise en charge).
Vous collaborez avec l'ensemble des Pôles et services de l'organisation ; Pôle
Domicile, Pôle Technique, Pôle Logistique, Pôle Qualité/Informatique et Pôle
Communication.
Vous participez au Comité d'encadrement.

Description générale:
Le coordinateur du service administratif assure le fonctionnement du service administratif. Il est responsable des flux interne et externe au niveau secrétariat et de ressources en générale. Il assure le bon fonctionnement et déroulement des différentes tâches au niveau de la coordination ainsi que de la prise en charge.

Missions principales

MISSION 1 : SUPERVISER ET COORDONNER LE SERVICE
ADMINISTRATIF
- Vous supervisez et coordonnez l'équipe administrative
- Vous recensez et entretenez les compétences des collaborateurs du service administratif
- Vous rendez compte au responsable administratif et financier

Vous maîtrisez les procédures basiques opérationnelles et pouvez ponctuellement intervenir en soutien de l'équipe administrative.
- Prise en charge de nouveau patient
- Accueil et communication téléphonique
- Travaux administratifs (création de dossier, Editions diverses...)
- Mettre en place les prescriptions ainsi que les renouvellements.

MISSION 2 : ORGANISER, SUIVRE ET CONTROLER LE TRAVAIL DES
SERVICES ADMINISTRATIFS
- Organiser et contrôler la qualité, l'adéquation et la complétude des données administratives des dossiers patients et autres tiers facturables (conventions auprès des établissements et services, etc.) lors de la pré-création du tiers.
- Suivre et contrôler la mise à jour permanente du dossier patient (notion administrative et de facturation, modification de prescription )
- Organiser et contrôler la gestion des créations des PEC administratives

(prises en charge) patients initiales via les DEP (demande d'entente préalable), DAP ou les ordonnances dans le respect des exigences des AMO en lien avec la LPPR
(délai de traitement, d'envoi et de retour)
- Organiser et contrôler la gestion du suivi des PEC administratives patients en renouvellement via les DEP (demande d'entente préalable) DAP ou les ordonnances dans le respect des exigences des AMO en lien avec la LPPR (délai de traitement, d'envoi et de retour).
- Organiser et contrôler le traitement des bons de livraisons pour la préfacturation.
- Organiser et contrôler le suivi des suspensions de la facturation patient en cas d'hospitalisation (en lien avec le comptable affecté à cette activité)
- Organiser et contrôler le suivi des « séjour vacances patient » en termes de coordination administrative et facturation (en lien avec le comptable affecté à cette activité)
- Suivre et contrôler la gestion des avis de passage : impressions et envois.
- Contrôler les délais de gestion des comptes rendus «patients / prescripteurs» : impressions et envois.
- Organiser, suivre et contrôler différentes tâches administratives : l'accueil

Téléphonique /physique, l'archivage général

MISSION 3 : ORGANISER, COORDONNER, SUIVRE LES RESSOURCES
HUMAINES DU POLE ADMINISTRATIF DANS L'EXECUTION DE LEURS
ACTIVITES
- Gérer toutes les absences prévisibles et imprévisibles des ressources humaines (formation, CP, RTT, ), dans le respect du droit social et des règles d'entreprise.
- Transmettre aux collaborateurs les objectifs et les consignes.
- Concevoir et mettre en place les conditions optimales d'exécution du travail, et en suivre le bon déroulement.
- Travailler en équipe / en interservices.
- Manager les équipes : animer par des outils de management les services du

Pôle Administratif (procédures qualité de gestion, réunion d'équipes, formations,
EAE, gestion des compétences, etc.)

MISSION 4 : COORDONNER, ORGANISER, CONFIMER LA FAISABILITE DES
DEMANDES
- Travailler en équipe / en interservices.
- Contrôler et vérifier les données entrantes avant transmission à la planification
- Vérifier la faisabilité des demandes (Matériel, réception de la prescription et

éventuellement les paramètres.

Pré requis:
BAC +3 et une expérience en management de 5 ans.

La connaissance du secteur sanitaire et/ou médico-social est un plus.

Compétences et savoir-être:
Compétences:
Respecter et appliquer la charte des patients pris en charge à domicile.
Savoir manager une équipe pluridisciplinaire ;
Connaître et savoir mettre en pratique la gestion de projet
Maîtriser l'outil informatique
Connaître les dispositifs médicaux et consommables associés aux activités et prestations de l'AIRRA ;
Être force de proposition et accompagner ses collaborateurs face aux changements ;
Savoir faire appliquer et respecter les consignes de travail.
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