Freelance Assistant(E) Administratif Polyvalent - Cergy-Pontoise, France - Kala Corp

Description

**Description de l'entreprise**

**Lieu de la mission**:
Sur place dans nos locaux à Osny (95). Grand open space moderne avec 5 personnes.

**Description du poste**

Pour faire face à l'accroissement de notre activité, nous recherchons une personne avec un statut indépendant pour actuellement **2,5 jours par semaine**. De par la taille de notre société, nous souhaitons une personne polyvalente : organiser des plannings de tournage, suivre les productions en cours, renseigner les clients et équipes, être disponible par téléphone, gérer des tâches administratives diverses, collecter et transmettre des factures à notre cabinet comptable,

Nous cherchons une personne avec un excellent relationnel client, y compris par mail et surtout **par téléphone**, à l'aise avec l'univers réseaux sociaux, le téléphone et les outils cloud.

La grande majorité des missions seront en distanciel mais votre présence sur certains tournages / ou en RDV client peut être requise.

**Qualités requises**
- Rigueur
- Organisation
- Adaptation
- Respectueux des process
- Force de proposition d'amélioration des process
- Esprit d'équipe
- Excellent relationnel clients par téléphone et par mail
- Très bonne méthodologie pour le suivi des tournages sur nos outils
- Orthographe et syntaxe irréprochables
- Sens de la tournure à l'oral et à l'écrit
- Connaissance des métiers de l'audiovisuel / matériel

**Missions**

Dans le cadre de nos tournages dans toute la France, nous recherchons une personne qui puisse prendre en charge la préparation et la coordination de ces derniers du premier contact jusqu'à la livraison / diffusion. Vous serez en lien direct avec le réalisateur, le monteur (sur place dans nos locaux), le client final et les régies publicitaires le cas échéant.
- Organisation et logistique tournage
- Lien entre les équipes et les clients
- Suivi de chaque étape de production vidéo par vidéo
- Gestion et suivi des deadlines de chaque production jusqu'à l'envoi des livrables aux personnes concernées
- Plus occasionnellement assistant réal et régie
- Recherche et recrutement des prestataires freelances ou intermittents quand nécessaire (make up, assistant cam, réal, photographe, )
- Casting : recherche modèles / comédiens
- Gestion location de matériel
- Recherche lieux de tournages et démarches administratives
- Coordination équipe tournage (transport, logement, bookings,)
- Suivi budget
- Gestion du planning tournage
- Gestion du planning post-prod
- Suivi administratif (autorisations droit d'image / bon règlement de tous les intervenants)
- Etablissement et transmission des briefs
- Contacts et suivi clients
- Demande et suivi des éléments pour la post-production (asset, script etc.)
- Occasionnel : Élaboration des storyboards après échange avec le réalisateur
- Location matériel
- Rédaction et envoi devis / factures clients / fournisseurs
- Suivi des notes de frais
- Suivi des règlements entrants et sortants
- Collecte et transmission une fois par mois des factures entrantes et sortantes à notre cabinet comptable

Réponse aux avis clients

Réponse aux appels entrants et prise de RDV avec le commercial.
- Démarches diverses
- Personnalisation de contrats (fournisseurs et clients) en ligne / présentations commerciales en ligne / rapports mensuels

Outils utilisés pour le moment : Monday, Slack, Pennylane, Google Drive, Canva,

Expérience en société de production / agence créative préférable.

Si cette offre vous correspond, n'hésitez pas à répondre à cette annonce, on sera ravis de vous en dire plus

Type d'emploi : Indépendant / freelance

Rémunération : 1 500,00€ par mois

Avantages:

- Flextime
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
- Travail à domicile occasionnel

Programmation:

- Travail en journée

Expérience:

- Expérience administrative: 2 ans (Requis)
- Gestion de la production: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : Télétravail hybride (Cergy-Pontoise (95))