Assistante Du Service Commande Publique - Paris, France - Conseil départemental de l'Essonne

Conseil départemental de l'Essonne

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Informations générales

Référence de l'offre: 3906

Type de contrat: Emploi permanent

Lieu de travail: EVRY

Vos missions

La DGA Accompagnement et Ressources a pour mission le pilotage et la coordination de tous les moyens humains, budgétaires et financiers, matériels de la collectivité, afin que l'administration départementale soit performante. Cela implique le pilotage stratégique et économique des fonctions support de l'administration départementale et de garantir la cohérence de l'activité des fonctions support dans le cadre de contrats de services avec chacune des directions générales adjointes opérationnelles. A ce titre, la DGAAR organise et met en œuvre les politiques relatives :. aux ressources humaines, au budget, aux finances aux affaires juridiques et aux achats ; aux systèmes d'information ; aux moyens généraux. Elle est composée de 376 agents répartis en 6 directions.

Rattaché à la Direction des affaires juridiques et de l'achat, le service commande public est constitué de 4 juristes marchés, 4 assistants marchés, un coordinateur, un assistant de service et un chef de service. Le service conseille les directions opérationnelles dans la production de toutes les pièces relatives aux marchés publics, en lien avec les Secrétariat Généraux Ressources de chaque DGA, et gère les procédures dont le montant est supérieur à 90 k€ HT.

Au sein de cette entité, vous assurez les missions d'assistanat administratif du service, et notamment l'organisation de la commission départementale d'analyse des offres et des jurys de concours de maitrise d'œuvre, en lien avec les juristes marchés.

A ce titre, vos activités seront les suivantes:

- Organisation de la commission départementale d'analyse des offres et des jurys de concours de maitrise d'œuvre
- Elaborer, mettre en signature et diffuser la convocation de l'ordre du jour
- Préparer la séance : réservation de la salle, invitation des services, préparation des dossiers et de la feuille de présence, vérification du matériel visioconférence, etc.
- Etre présent lors des séances
- Rédiger les procès-verbaux des séances
- Traitement des dossiers et saisie de documents:

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Rédiger des documents administratifs (notes synthétiques, comptes rendus, procès-verbaux de réunion et commissions, arrêtés)
- Accueil physique et téléphonique du public:

- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur compétent
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents:

- Trier, classer et archiver des documents
- Rechercher et diffuser des informations
- Planification et suivi:

- Gérer les agendas du supérieur hiérarchique et/ou de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l'organisation logistique des réunions
- Recenser et gérer les besoins logistiques
- Polyvalence au sein du service:

- Être en polyvalence au sein du service en fonction des périodes

Votre profil
- Issu d'une formation administrative vous disposez idéalement d'une première expérience réussie dans un poste similaire.
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et êtes à l'aise avec l'outils informatiques notamment Word et Excel et les logiciels métiers.
Vous êtes reconnu pour vos qualités rédactionnelles, votre rigueur et votre sens de l'organisation.
Doté d'un bon relationnel, vous avez une aptitude à travailler en équipe.
Vous êtes fiable, autonome et savez faire preuve de discrétion.
Vous avez le sens du service.
La connaissance du fonctionnement des commissions d'appel d'offres serait un plus.Autres informations
- Ce poste est basé à Evry sur le cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux.
Temps de travail : 39h hebdomadaire (Horaires réguliers avec amplitude variable en fonction des obligations pour maintenir la continuité de l'activité du service)
50 jours de congés (congé annuel + RTT)
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + primes annuelles + CNAS + participation de l'employeur à la mutuelle et à la prévoyance.