Assistant de Direction - Cergy-Pontoise, France - Conseil Départemental du Val d'Oise

Conseil Départemental du Val d'Oise

Entreprise vérifiée

Cergy-Pontoise, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Définition**:

- La Direction de la Culture, regroupant près de 130 agents, est organisée en 4 services:

- Le service des publics ;
- Le service des territoires ;
- Le service coordination administrative et budgétaire ;
- Les opérateurs culturels départementaux (Château d'Auvers-sur-Oise, Maison du Docteur Gachet, Musée archéologique départemental du Val d'Oise, Musée de l'Outil, Abbaye de Maubuisson et Service départemental d'archéologie).

L'assistant de direction gère l'agenda de la directrice et assure l'interface entre les différents services de la Direction, du Département, et des partenaires. Il ou elle intervient en appui dans les tâches administratives quotidiennes de la Direction, suit les dossiers et les échéances et centralise les demandes et les éléments de réponse. Il veille à la bonne organisation générale de la Direction et à la bonne diffusion des informations.**Missions**:

- Accueil physique et téléphonique
- Gestion de l'agenda de la Directrice, organisation et planification des réunions dont celles en lien avec le Cabinet et les élus
- Prise en charge et/ou orientation des demandes et des urgences
- Suivi des échéances, du respect de la charte graphique, des process et des circuits de validation (notes, indicateurs )
- Suivi des projets et des activités de la Direction : intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Veille quotidienne de la messagerie de la Directrice : alerte des urgences et/ou gestion de réponse, en lien avec les cheffes de service de la Direction
- Rédaction et mise en forme de courriers, notes, comptes rendus et travaux bureautiques divers
- Préparation de dossiers
- Suivi et dispatch des courriers, gestion du logiciel Elise en tant que référent de la Direction
- Veille à la circulation optimale et cohérente des parapheurs
- Référent RH pour la Direction : recueil des informations sensibles, gestion et coordination des campagnes RH (médailles, promotions, CIA )
- Suivi de l'enveloppe formation en lien avec les services des ressources humaines
- Encadrement fonctionnel d'un agent du service de coordination budgétaire et administratif, en lien avec le chef de service
- Veille au bon fonctionnement du service : partage d'informations, des procédures et des outils, commande de fournitures, gestion de l'arrivée des nouveaux agents
- Tenue, classement et archivage des dossiers
- Mise à jour des outils partagés avec les différents services de la Direction (organigramme, dossiers One drive, tableaux, équipes Teams )

**Compétences**:

- Technique:
- Organisation et méthode
- Capacités rédactionnelles
- Maîtrise des outils informatiques
- Respect des procédures administratives et des circuits de validation
- Anticipation et gestion des priorités

Relationnel:
- Réactivité, rigueur
- Polyvalence
- Travail en équipe
- Autonomie et capacité d'initiative, force de proposition
- Disponibilité et adaptabilité
- Diplomatie, discrétion professionnelle
- Sens de la confidentialité

Profil:

- Vous disposez d'une expérience confirmée dans le domaine du secrétariat**Tous les postes du Conseil Départemental du Val d'Oise sont handi-accessibles**

**Référence **:284

**Catégorie **:1

**Secteur d'activité **:Administration générale

**Cadre d'emploi 1 **:Rédacteurs territoriaux

**Commune **:CERGY-PONTOISE

**Localisation **:Hôtel du Département

**Direction **:Direction de la Culture

**Service **:DAC-Direction

**Poste à encadrement **:Non

**Temps de travail **:Temps complet

**Date de fin de publication **:15/12/2023