Secrétaire de Sections - Paris e, France - CNRS

CNRS

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Date Limite Candidature : mardi 1 août 2023

**Informations générales**:
**Intitulé de l'offre **:Secrétaire de sections (H/F)**
Référence : INS1640-ISAPOU-007
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : mardi 11 juillet 2023
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 7 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2023
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 1862 à 1963 € bruts mensuels selon l'expérience aquise
Niveau d'études souhaité : Niveau 4 - (Bac)
Expérience souhaitée : 1 à 4 années
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Technicien-ne en gestion administrative

**Missions**:
Le/la secrétaire chargé-e du suivi des portefeuilles d'unités assiste le directeur adjoint de l'institut (DAI) et quatre directeurs adjoints scientifiques (DAS) dans l'ensemble de leurs missions. Polyvalent.e, il/elle réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures en vigueur au CNRS, en lien avec trois chargés d'études en administration scientifiques (CEAS).

Il/elle exerce son activité au sein du pôle Assistantes, Chargé-es d'études en administration scientifique (CEAS) et Secrétaires, composé d'une coordinatrice, 5 chargées d'études en administration scientifique, 2 assistantes de direction et 3 secrétaires en charge du suivi des unités. Les secrétaires s'organisent pour assurer la continuité de service des secrétariats scientifiques de l'Institut.

**Activités**:

- 1- Assurer le secrétariat lié aux laboratoires relevant des disciplines suivantes : Hommes et milieux : évolution, interactions ; Mondes anciens et médiévaux ; Mondes modernes et contemporains ; Sciences du langage et Economie et gestion en lien avec 4 Directeurs Adjoints Scientifiques et 3 CEAS:
- Gérer les missions (établir des ordres de missions, réserver des voyages et des hôtels auprès du prestataire du CNRS, liquider les états de frais)
- Assurer la diffusion de documents et d'informations en interne et en externe (courriers, notes, décisions de nomination )
- Renseigner des tableaux de bord sous Excel selon les instructions reçues (missions longue durée à l'étranger, changements d'affectation des chercheurs )
- Gérer les plannings et les agendas
- Rédiger les courriers, en assurer le suivi et la conservation
- Organiser les mailings
- Organiser le classement
- Procéder à l'archivage des pièces administratives
- Répondre aux demandes d'informations écrites et orales
- Assurer l'organisation matérielle et logistique de colloques, réunions

2- Gérer les missions du directeur adjoint de l'Institut
- 3- Activités transverses:
- Instruire et gérer la campagne annuelle de l'appel à projet « Legs Lelong » en lien avec la directrice adjointe scientifique en charge des laboratoires relevant de de l' « Anthropologie et étude comparative des sociétés contemporaines ».**Compétences**:

- Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement
- Savoir informer et rendre compte
- Savoir rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Savoir planifier et prioriser son activité
- Savoir travailler en équipe
- Avoir un bon relationnel avec un public varié (directeurs d'unités, personnels chercheurs et enseignants-chercheurs, IT, délégations régionales, directions fonctionnelles, autres établissement de recherche et d'enseignement supérieur,...)
- Apprécier le travail varié
- Maîtriser le pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
- Faire preuve d'un esprit de synthèse

**Contexte de travail**:
L'Institut des Sciences Humaines et Sociales (InSHS) du CNRS a pour mission de mettre en œuvre la politique scientifique du CNRS dans le domaine des sciences humaines et des sciences sociales, en lien avec de nombreux partenaires académiques et institutionnels. Il compte environ 300 laboratoires, 3000 agents CNRS et 9000 agents issus d'autres organismes partenaires. L'InSHS réunit une équipe d'une quarantaine de personnes et est organisé autour de 11 pôles d'expertise.

Le/la secrétaire de portefeuilles d'unités exerce ses fonctions sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Adjointe Administrative (DAA) et travaille en lien fonctionnel avec la coordinatrice du pôle et l'ensemble des 11 directrices adjointes et directeurs adjoints scientifiques de l'Institut. Il/elle s'insère dans un collectif de 27 Ingénieurs et techniciens et de 11 chercheurs et enseignants chercheurs.

Le poste est situé au siège du CNRS desservi par le métro lignes 9, 10 et le RER C. Le siège du CNRS dispose pour son personnel d'un parking à vélo, d'un restaurant administratif et d'un comité d'action sociale.

Atouts du poste:
Cet emploi est proposé au sein d'un service ayant mis en place un parcours d'accueil de ses nouveaux entrants, afin de garantir une appropr