Fiche de Poste - Paris, France - OBSERVATOIRE DE PARIS

OBSERVATOIRE DE PARIS

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

MINISTERE DE L'ENSEIGNEMENT
SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE

FICHE DE POSTE (Poste ouvert au concours)

Métier ou emploi type* : Assistant-e en gestion administrative (J3C44)- RIME, REFERENS, BIBLIOPHILE

Fiche descriptive du poste

Poste : Assistant-e de direction

Catégorie : A Corps : ASI (Assistant ingénieur)

Branche d'Activité Professionnelle (BAP) - Filière ITRF : J - Gestion et pilotage - Administration et
pilotage

Affectation

Administrative : OBSERVATOIRE DE PARIS - Institut de Mécanique Céleste et de Calcul des
Ephémérides (IMCCE)

Géographique : Site de Paris : 61, avenue de l'Observatoire PARIS

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE:
L'Observatoire de Paris est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel,
disposant du statut particulier de Grand Etablissement. Ses missions sont orientées principalement vers
la recherche, la formation et la diffusion des savoirs. L'établissement représente le tiers du potentiel de
recherche en astrophysique et en astronomie au plan national.

L'Observatoire de Paris est par ailleurs membre fondateur de l'université de recherche « Paris Sciences
et Lettres », qui comprend notamment en son sein de prestigieuses institutions telles l'université Paris
- Dauphine, l'Ecole Normale Supérieure, l'EHESS, l'EPHE, l'Ecole des Mines, l'ESPCI

L'établissement est implanté sur trois sites : Paris (14ème arrondissement), Meudon (92), Nançay
(Cher). Son budget annuel consolidé est de 40 M€ environ. Il gère directement 430 ETP (hors personnels
hébergés de type CNRS). L'Observatoire de Paris est un établissement aux responsabilités et
compétences élargies depuis le 1er Janvier 2019.

L'IMCCE est un institut de l'Observatoire de Paris, PSL Research university, UMR du CNRS, et associé aux
universités Sorbonne Université et Lille. Ses missions relèvent d'une part d'activités de recherche dans le
domaine de la dynamique des objets du système solaire, et d'autre part d'activités de service d'intérêt
national, notamment pour l'élaboration et la diffusion d'éphémérides. L'IMCCE comprend environ 58
personnes (permanents et non permanents), trois équipes de recherche, un service des éphémérides et
des services communs.

L'agent sera affecté.e au service administratif de l'IMCCE.

MINISTERE DE L'ENSEIGNEMENT
SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE

Missions

Sous la responsabilité fonctionnelle du Directeur de l'IMCCE et sous la responsabilité hiérarchique de
l'Administratrice, l'Assistant-e de direction sera chargé(e) de coordonner et/ou réaliser de manière
polyvalente et autonome, ses activités d'assistanat de direction.

Missions principales:
Gérer le courrier, la messagerie électronique, et les appels téléphoniques du Directeur
Organiser l'emploi du temps du Directeur
Suivre et rappeler les deadlines, suivre des dossiers spécifiques pour la direction
Rédiger divers documents, courriers, notes, rapports
Organiser les réunions à l'initiative du Directeur, conseils, assemblées du personnel (aspect

logistique et actes de gestion)
Assurer les prises de notes des conseils et des réunions ; en rédiger les comptes rendus
Organiser les déplacements du Directeur avec un suivi des remboursements de frais
Assurer la transmission des informations en interne
Coordonner la communication externe
Mettre à jour les informations du web et de l'intranet
Archiver et classer les documents liés à la direction du laboratoire et au poste
Apporter une aide à la préparation et à la rédaction des réponses à des appels d'offres (ANR,

ERC )
Coordonner les réponses des chercheurs du laboratoire à des appels d'offre nécessitant un avis

ou un classement
Elaborer et rédiger des contrats et des conventions, en relation avec l'administratrice de l'IMCCE

et le service des relations contractuelles et de la valorisation (SRCV) de l'établissement
Prendre en charge et suivre les conventions de stage et l'accueil des stagiaires
Accueillir les invités de la direction et organiser leur venue
Gérer l'occupation des bureaux de l'IMCCE (les clés), ainsi que les badges
Assurer une continuité de service

Conditions particulières d'exercice:
Encadrement : NON Conduite de projet : NON
- Compétences*- Conformément à l'annexe de l'arrêté du 18 mars 2013 (NOR : MENH1305559A)

Connaissances:

Organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche
Droit public
Droit des contrats
Environnement et réseaux professionnels
Méthodologie de conduite et suivi de projet
Techniques d'élaboration de documents
Connaissances générales de la gestion budgétaire et comptable publique

MINISTERE DE L'ENSEIGNEMENT
SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE

Techniques de communication
Maîtrise des logiciels bureautiques courants
Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Notions de rédaction web appréciées

Compétences opéra