Adjoint Administratif Profil Secrétariat Au - Montpellier, France - Centre Administratif André Benech

Centre Administratif André Benech

Entreprise vérifiée

Montpellier, France

il y a 2 jours

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Descriptif**

MISSIONS SPECIFIQUES DU POSTE DANS LE SERVICE
- Assure les tâches de secrétariat, de classement (en l'absence de sa collègue) et d'archivage confiées par les mandataires du service.
- Assure l'accueil téléphonique de l'ensemble des communications du service avec prise de messages et transmission sur messagerie aux destinataires, reporting auprès des autres agents concernés par lesdites communications, prise de coordonnées de l'interlocuteur, appel de numéros de téléphone à la demande des mandataires, ou transmission sur les postes des mandataires.
- Assure l'accueil physique de tous les interlocuteurs se présentant au service (majeurs protégés, juge, familles, institutionnels, fournisseurs, prestataires de service, etc ).
- Assure toute autre tâche ponctuelle qui lui serait demandée par le chef de service ou les mandataires (suivi de fichier, tableau Excel, etc.).
- Respecte toutes les règles de confidentialité et de réserve professionnelle quant aux données dont il a connaissance.

TECHNICITE:
Il utilise les outils bureautiques et informatiques spécifiques au service (Word, Excel, Médiane, messagerie, PowerPoint, Internet, GMAO, OASIS out tout autre logiciel que le CHU mettrait à disposition du service).
Secrétariat:

- Récupération et ouverture du courrier.
- Tri et préparation du "courrier arrivé" pour dispatching auprès de chaque mandataire ou collaborateur de mandataire.
- Envoi du courrier en partance.
- Saisie, traitement, scannage et enregistrement de l'ensemble des données (désignation, type de mesure, état-civil, adresse, données sociales, administratives, fiscales, sauf financières) et frappe des courriers relatifs aux dossiers "nouveaux", dossiers "décharges", dossiers "décès" et dossiers en cours de mesures de protection des mandataires du service.
- Classement des pièces diverses dans les dossiers papiers sur demande des mandataires ou du chef de service en l'absence de sa collègue.

Classement
- Classement de tous types de courriers et de dossiers dans les hamacs des classeurs des mandataires en remplacement de l'adjoint administratif empêché (congés, maladie).
- Mise sous boîtes archives (vivants - décédés/déchargés) en collaboration avec ou en remplacement de l'adjoint administratif chargé de la même tâche.
- Tenue des registres d'archives en collaboration avec ou en remplacement de l'adjoint administratif chargé de la même tâche.
- Organisation des dossiers archivés sur les rayonnages, dans la salle spécifique du service des majeurs protégés ou au sous-sol du pavillon 32 de la Colombière, après transfert des documents par les Services Communs, en collaboration avec ou en replacement de l'adjoint administratif chargé de la même tâche.
- Extraction et reclassement dans la salle spécifique du service des majeurs protégés ou au sous-sol du pavillon 32 de la Colombière de dossiers d'archives, chaque fois qu'il est nécessaire, en collaboration avec ou en remplacement de l'adjoint administratif chargé de la même tâche.

Accueil téléphonique:

- Réponses aux divers interlocuteurs appelants le service.
- Prise de messages à destination de l'ensemble des agents du service.
- Filtrage des appels et réponses immédiates, a mínima, chaque fois que possible.
- Bascule du poste en cas d'absence sur celui d'autre agent administratif du service chargé de tâches en commun.

Accueil des personnes:

- Renseigne toutes les personnes s'adressant au service dans le cadre de sa mission d'accueil.

Gestion des clés:

- Gère, en remplacement de l'adjoint administratif chargé de la même tâche, les clés du service et des majeurs protégés (armoire dédiée).

**Personne à contacter**
Madame la Directrice des Ressources Humaines et de la Formation