Assistant administratif et financier - Nanterre, France - Departement des Hauts-de-Seine
Description
Au sein du pôle solidarités qui conduit l'action sociale sur le territoire des Hauts-de-Seine, la direction qualité et ressources est chargée d'accompagner tous les services dans la mise en œuvre de leurs projets et la définition des process associés, mais aussi d'alimenter de façon fiable et objective les indicateurs de pilotage du pôle. Elle est chargée de l'élaboration, de la consolidation et du suivi du budget des solidarités qui est le budget le plus important du Département ainsi que du pilotage et du suivi administratif des conventions et des marchés publics du pôle.
En lien permanent avec les autres directions, elle assure les actions de développement RH des agents du pôle et la gestion administrative et la paie des assistants familiaux. Elle est responsable d'assurer une veille juridique et réglementaire sur l'ensemble des politiques publiques liées aux solidarités. Elle est également force de proposition pour innover afin d'améliorer le travail des agents au quotidien et de faciliter leurs missions auprès des usagers.
En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d'une collectivité territoriale solidaire et innovante.
Placé(e) sous l'autorité du chef d'unité Conventions, financements et marchés, vos tâches principales consistent assurer le suivi et la gestion administrative et financière des partenariats mis en place par le Pôle Solidarités.
Par ailleurs, vous participez, en collaboration avec des chargés de projets de l'unité le cas échéant, au contrôle et à l'évaluation de la réalisation des activités menés par les opérateurs ainsi qu'à la vérification de la bonne utilisation des financements alloués dans le cadre des subventionnements ou marchés publics et plus globalement à la bonne exécution de nos contrats.
Gestion et suivi d'opérateurs sur le plan administratif :
Instruire les dossiers de demande de subvention et de marchés publics et proposer des avis sur les projets (réalisation d'analyse et de synthèse) ;
Appliquer et suivre les procédures de décisions des assemblées délibérantes et assurer l'exécution administrative des marchés publics (bons de commande, conformité des factures, etc.) ;
Engager et liquider les dépenses ;
Proposer et élaborer des procédures de suivi et de contrôle (et outils afférents) ;
Planifier les étapes d'exécution des subventions et des marchés (comité de pilotage, revue de gestion, etc.) ;
Suivre le respect des obligations résultant des subventions et des marchés publics.
Contrôle et Evaluation de l'exécution du service fait (en matière de subvention ou de marché public) en ayant la responsabilité :
d'analyser l'ensemble des documents de suivi et de contrôle (courriers des opérateurs, factures, compte-rendu financier des actions, tableaux et rapport d'activité, etc.) et les traiter en amont (élaborer des préconisations, proposer des projets de réponse aux courriers, etc.) ;
d'assurer, le cas échéant, la mise en conformité des factures ;
de suivre les statistiques administratives et tableaux de bord se rapportant à l'activité concernée ;
de participer aux rencontres avec les opérateurs ;
de recueillir, dans le cadre du contrôle interne de l'exécution des prestations / actions, des informations nécessaires à l'évaluation de la réalisation des activités menées par les opérateurs ainsi qu'à la vérification de la bonne utilisation des financements alloués dans le cadre des subventions ou des marchés publics.
Outil et pilotage :
Participation à la rédaction des pièces administratives des subventions (formulaire de demande de subvention, rapports, délibérations, conventions, etc.) et des marchés publics (participation au montage des DCE, rapport d'analyse des offres et des candidatures, notes relatives à la reconduction des marchés, etc.)
Tenir et mettre à jour des tableaux de bords de suivi (notamment les tableaux de suivi budgétaire) ;
Suivre et coordonner l'exécution budgétaire des subventions et des marchés (suivi des engagements, liquidations, ordonnancements des marchés publics, etc.) et participer, avec le chef d'unité, à l'élaboration des budgets ;
Faire remonter les enjeux ayant trait à la gestion quotidienne des organismes ;
Tenir et mettre à jour les dossiers administratifs (classement, arc
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'administration départementale ainsi que de son environnement institutionnel.
Connaissance du cadre réglementaire et de l'environnement professionnel des domaines d'activité du Pôle Solidarités
Connaissance des procédures administratives, financières et comptables notamment celles afférentes à la passation et à l'exécution des marchés publics et conventions
Capacité à appliquer et suivre des procédures
Capacité à communiquer sur les objectifs et les projets
Maîtrise des outils bureautiques (word/excel)
Aptitude à analyser et synthétiser l'information (données d'activité et financière)
Capacités rédactionnelles et à concevoir des tableaux de bord
Capacité à proposer et argumenter, à rendre compte de l'activité et d'alerter sa hiérarchie
Rigueur, fiabilité, sens de l'organisation,
Méthode, sens de l'analyse et esprit de synthèse
Autonomie, adaptabilité, réactivité et capacité à savoir gérer les priorités
Innovation et créativité,
Capacité à travailler en transversalité, à s'adapter aux différentes missions
Aptitude au travail en équipe et bon relationnel
Capacité de communication
Sens des responsabilités
Sens du service public