Assistant de Direction - Metz, France - Metz Métropole

Metz Métropole

Entreprise vérifiée

Metz, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

du poste

Filière : Administrative

Grade : Adjoint administratif

Catégorie du poste : C

Temps de travail : temps complet

A compter du : 01/07/2023

Durée du contrat : 6 mois

Type d'offre : Remplacement temporaire d'un agent indisponible

Mode de recrutement : Contractuel

**Missions**:
Rattaché au Cabinet de Monsieur le Président, vous apportez une assistance permanente au Directeur de Cabinet, au Directeur de Cabinet Adjoint, au Chef de Cabinet et au Chargé de Mission en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

**Activités principales**:
**Assurer l'accueil physique et téléphonique**
- Assurer un accueil physique et téléphonique des personnes, usagers, représentants institutionnels
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
- Informer et orienter vers les bons interlocuteurs

**Organiser, suivre et planifier les réunions et l'activité du Cabinet**
- S'assurer de la bonne transmission des dossiers dans le délai requis
- Organiser et planifier les réunions : préparer les dossiers, assurer la logistique (lieu, convocation, invitation des participants, gestion de la liste des présents...), respecter les délais de transmission de documents avant les réunions.
- Rédiger et/ou saisir des documents et supports administratifs tels que des comptes-rendus, notes, courriers...
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages aux personnes concernées
- Recevoir, filtrer et transférer des mails
- Suivre la tenue des agendas et organiser la prise de rendez-vous en fonction des priorités
- Trier et dispatcher le courrier et documents au sein du Cabinet
- Relire et valider les parapheurs (charte graphique, orthographe, grammaire,...) avant de les soumettre à la signature
- Organiser la logistique des déplacements professionnels : réservations, ordre de mission, état de frais, achat de billet de train...

**Gérer les commandes et le stock de fournitures et d'équipements**
- Recenser les besoins et planifier les achats de fournitures administratives
- Relever les anomalies, identifier leurs origines et les faire rectifier

**Assurer la gestion RH de premier niveau**
- Être le référent de la gestion du temps de travail
- Recenser les besoins et transmettre les demandes de départ en formation
- Assurer le suivi administratif et financier des formations

**Compétences requises**:

- Bonne connaissance des usages et procédures administratives de la Fonction Publique Territoriale
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Qualité rédactionnelle, notamment la rédaction de note de synthèse, de rapports et de comptes rendus
- Maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Connaissance avancée des logiciels bureautiques : Word, Excel, Outlook, Power point
- Notions de RH et règles d'archivage
- Qualités relationnelles permettant de travailler en équipe et avec des acteurs multiples
- Rigueur, méthode et autonomie
- Capacités d'adaptation et de polyvalence
- Sens de l'organisation et gestion des priorités.
- Discrétion, respect de confidentialité

**Conditions de travail**:
Poste à pourvoir dès que possible

Cet emploi est ouvert aux personnes en situation de handicap

Lieu de travail : Maison de la Métropole - 1 Place du Parlement de Metz 57000 METZ