Assistant-e Manager - Paris, France - Ile de France Mobilités
Description
L'environnementQui sommes-nous ? Nous sommes l'autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France.
Notre objectif : construire les solutions de mobilité du quotidien pour mieux vivre l'Île-de-France
Comment : en mettant notre expertise et notre savoir-faire au service de l'organisation, du pilotage et du développement de la mobilité sur le territoire francilien.
Intégrer Ile-de-France Mobilités c'est rejoindre un établissement dynamique et porteur de sens avec plus de 9,4 millions de déplacements au quotidien, un collectif fédéré autour du service public. Ça vous parle ?
Nous recherchons notre futur « Assistant-e manager »
Le poste
L'Assistant-e manager recueille et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l'organisation du travail du manager et de son équipe. Il/elle assure ses missions en lien étroit avec l'Assistante de la Direction FER et assure des missions pour la Direction Fer lors de ses congés.
A ce titre, il-elle assure:
- L'assistanat physique, téléphonique et par courriel,
- La gestion de l'agenda,
- L'organisation, la préparation et la logistique de réunions multipartenaires en lien avec les assistants des autres directions et/ ou avec les partenaires externes,
- Le traitement (relecture, enregistrement, suivi) et la répartition du courrier et des parapheurs,
- Le classement et l'archivage de dossiers,
- La rédaction simple de courriers, la mise en forme et la préparation des documents, compte-rendu et dossiers,
- L'appui du Pôle GBA pour la préparation des dossiers de signature des conventions de financement du département,
- La réception et la préparation des réponses aux demandes de déclassement envoyées par SNCF), en lien avec les chargés de projet du Département,
Il-elle prend part au réseau des assistant-e-s de l'établissement.
Peuvent aussi lui être confiés:
- L'enregistrement de factures et bons de commande dans le logiciel comptable,
- Le suivi des circuits administratifs et de signature des conventions et marchés, en lien avec le département finances et contrôle de gestion,
- La participation à l'organisation de réceptions et évènements,
- L'intérim d'un-e autre assistant durant ses absences, sur les missions suivantes:
- Traitement des tâches les plus urgentes
- Gestion des appels téléphoniques,
- Gestion d'agendas,
- Traitement du courrier et des parapheurs.
Profil recherché
Connaissances mobilisées:
- Techniques de secrétariat,
- Bonne connaissance des procédures administratives,
- Connaissance de l'environnement public,
- Connaissance des tableaux de bord, et outils de planification et de suivi,
- Classement et archivage,
- Connaissance des interlocuteurs internes et externes,
- Notions d'organisation et de gestion du temps.
Compétences requises:
- Organiser, gérer, anticiper,
- Evaluer des informations,
- Communiquer à l'oral et à l'écrit,
- S'adapter au changement,
- Faire preuve de fiabilité,
- Rendre compte,
- Faire preuve de réactivité,
- Garantir la confidentialité,
- Travailler en réseau.
**Expérience attendue**:
- Confirmée sur des fonctions d'assistanat de managers intermédiaires ou petites équipes, de préférence dans le secteur public,
- Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée.
**Conditions**: emploi ouvert uniquement aux contractuels, contrat de remplacement de congés longue maladie
**Ce que nous avons à vous offrir**:
- 25 congés annuels + 22 RTT (temps complet 39h)
- 2 jours de télétravail par semaine
- Parcours d'intégration et plan de formation dynamique
- Participation complémentaire santé / Prévoyance / Carte déjeuner Up (10€/jour)
- CSE attractif : activités sportives, actions culturelles, CESU, chèques vacances,
- Localisation centrale Paris 9
- Une attention particulière à la qualité de vie au travail (animations et plate-forme bien-être, conférences inspirantes, adhésion Gymlib, )
**En rejoignant Ile-de-France Mobilités**, vous faites partie d'une équipe solidaire alliant innovation et utilité publique dont la fierté est de se mobiliser autour de la modernisation des transports franciliens.
**Embarquez avec nous
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