de Direction - Paris, France - Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Date de début de diffusion **:04/08/2023

**Date de parution **:04/08/2023

**Description du poste**:
**Intitulé du poste**:
Assistant.e de direction F/H

**Métier**:
Gestion et administration - Secrétaire

**Type d'emploi**:
Titulaire ou contractuel

**Quotité de temps de travail**:
Temps plein

**Horaires de travail**:
09H00-17H30 avec organisation d'une permanence sur l'heure du déjeuner

**Rémunération**:
Selon grille indiciaire

**Poste à pourvoir**:
Immédiat

**Présentation du service**:
Au cœur du GH Sorbonne Université, les hôpitaux La Pitié Salpêtrière, Charles Foix, Saint-Antoine, Rothschild, Trousseau -La Roche-Guyon et Tenon proposent une offre de soins complète, d'excellence et de proximité permettant la prise en charge de la plupart des pathologies, du nouveau-né à la personne âgée. Groupe hospitalier universitaire associé à la faculté de Médecine Pierre et Marie Curie (Paris VI), il est le 1er centre de recherche au niveau national. Centre d'enseignement, il abrite les écoles d'infirmier et d'aide-soignant, de sagefemme et de puériculture. Il est leader de l'AP-HP, en médecine, chirurgie et obstétrique (MCO).

L'hôpital Tenon propose les prises en charges en hospitalisation de jour ou en hospitalisation complète et en consultation. Il dispose de 525 lits et 98 places de jour, 2837 professionnels y travaillent dont 2229 personnels non médicaux et 608 personnels médicaux

La Coordinatrice des soins de l'hôpital Tenon, assistée de son Adjointe, assure l'organisation des activités paramédicales du site en lien avec le

**Vos missions**:
**Missions Générales**:

- Assurer les missions d'assistante de la Coordinatrice générale des soins
- Assister la Coordinatrice générale des soins dans la conduite de projet et le suivi des dossiers à la fois site et GH

**Missions permanentes**:

- Assurer la gestion de l'agenda et le secrétariat de la Coordinatrice générale des soins (Prise de rendez-vous et tenue de l'agenda)
- Planification et organisation de réunions pour la Direction des Soins (réservation de salles, coordination de l'ordre du jour, envoi de convocation et diffusion des comptes rendus)
- Gestion et Suivi des Faisant-Fonction cadres (élaboration des contrats pour signature, convocation et suivi des agents)
- Diffusion des rapports de garde
- Suivi des dossiers/projets (site et GH) de la Direction des Soins,
- Suivi des échéances des dossiers en cours et relance auprès des correspondants
- Prise de note, rédaction de compte-rendu, courriers ou messages
- Accueil physique des personnes (interne et externe)
- Réception, traitement, orientation et suivi des appels téléphoniques
- Traitement et mise en forme de documents, rapports, courrier, dossiers et mail de la direction (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Etablissement des ordres de missions, inscription aux formations
- Reproduction de documents
- Gestion logistique de la direction des soins
- Gestion des commandes de la direction des soins
- Gestion des déplacements extérieurs
- Organiser et alimenter le portail Intranet APHP de la Direction des Soins
- Mise en ligne des fiches de poste sur Talentsoft
- Gestion et suivi des agents en promotions professionnelles en lien avec la DRH et le siège
- Gestion et suivi des conventions de stage en lien avec le bureau de la formation
- Assurer le suivi des recrutements : CVthèque, dispatcher les demandes d'embauche dans les DMU et les secteurs hors DMU, en lien avec les contrôleurs de gestion RH.
- Organiser les rendez-vous pour des demandes d'embauche, de changement de service ;
- Etablir l'interface avec la DRH sur les dossiers de recrutements (fiches d'affectation, courrier de recrutement ),
- Convocation des agents pour entretiens professionnels, rapports disciplinaires
- Rédaction des rapports pour les agences d'intérim
- Travail en binôme avec l'assistante de Direction du Coordonnateur Général des soins du GH

**Compétences recherchées**:

- Discrétion indispensable et sens de la confidentialité
- Sens des relations humaines et du travail en équipe
- Présentation soignée et communication adaptée
- Filtrer, orienter les appels, renseigner les interlocuteurs internes et externes
- S'exprimer aisément et clairement et rédiger des messages

Qualités requises:

- dynamisme, autonomie, force de proposition,organisation

Diplôme Professionnel(s) requis ou souhaité(s):

- Diplôme niveau Bac +2 de secrétaire ou assistante de Direction ou équivalent.

Expérience et connaissance souhaitée:

- Expérience antérieure et confirmée en secrétariat de Direction
- Maitrise des outils bureautique indispensable

**Corps et/ou grade cible**:
Assistant médico-administratif

**Les avantages de l'AP-HP**:
**Description de vos avantages**:
**AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET A LA FONCTION**
- Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge
- Accès à