Assistant-e de Direction - Strasbourg, France - de l'Eurométropole de Strasbourg

de l'Eurométropole de Strasbourg

Entreprise vérifiée

Strasbourg, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

N° annonce

E002760

Direction

Architecture et patrimoine

Service

Gestion et inventaire du patrimoine bâti

Catégorie(s)

B

Type de recrutement

Permanent

Fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 1 an)

Durée de temps de travail

Temps complet - 35h

Grade(s)

Rédacteur
à Rédacteur principal 1ère Classe

18/06/2023

Durée du contrat (pour les personnes non titulaires)

Fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 1 an)

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l'Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d'un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Le patrimoine bâti est constitué d'environ 1800 complexes immobiliers et de bâtiments de types, de fonctions et de structures extrêmement variés (écoles, musées, crèches,.).

La Direction de l'Architecture et du patrimoine en porte la responsabilité pour sa gestion, son entretien et son développement.

Au sein de cette direction, le service Gestion et inventaire du patrimoine bâti assure la gestion locative de l'ensemble du patrimoine (public et privé). Il a pour mission d'optimiser l'usage du patrimoine en suscitant des mutualisations et en maîtrisant les coûts de fonctionnement. De plus, il développe une vision stratégique du patrimoine par la mise en œuvre de schémas directeurs immobiliers et des plans de cession, et il clarifie les centres de responsabilités entre «direction support» et directions thématiques. Le service pilote également les mandats de gestion du patrimoine privé et exerce le contrôle sur le prestataire externe.

Description des missions, Activités

Vous assurez le secrétariat de la cheffe de service et de son adjointe, vous les assistez au quotidien dans leurs missions, vous participez au bon fonctionnement du service. Vous êtes amené-e à préparer et suivre des dossiers et ponctuellement à remplacer le comptable du service.

**Activités principales**:
**Gestion de l'administration générale du service**:
Assurer l'accueil téléphonique et physique du service.

Assurer la logistique du service (achat, occupation des locaux,).

Participer aux réunions.

Prendre en charge la qualité rédactionnelle et la mise en forme de tous les documents émanant du service et assurer la veille : classement, revue et dossier de presse.

Mettre en forme les projets de délibérations du service.

Assurer la mission de référent Ressources humaines pour le service.

Veiller à la mise en œuvre des nouvelles pratiques (charte graphique) en lien avec le responsable AGRH et les autres assistantes de la direction.

**Assistanat de l'action managériale**:
Assister la cheffe de service et son adjointe dans l'organisation de leurs activités.

Préparer les fonds de dossiers nécessaires aux réunions.

Rédiger des comptes rendus de réunions, courriers, notes et divers documents.

**Assistanat au mandat de gestion**:
Etre l'appui administratif dans le cadre des relations avec le prestataire titulaire du mandat de gestion.

Participer au programme des travaux d'investissement, suivi et interface avec le prestataire sous la responsabilité du responsable du mandat de gestion.

Contribution à la comptabilité du service

**Activités secondaires**:
En cas d'absence des autres assistant-es de la Direction, participer à la mutualisation des secrétariats.

Profil

Bac à bac+2 assistanat de direction ou équivalent.

Expérience confirmée en assistanat de direction.

Expertise en techniques de secrétariat.

Maîtrise des logiciels de bureautique.

Connaissance des procédures comptables.

Appétence pour la gestion immobilière.

Capacité rédactionnelles, maîtrise de l'orthographe et de la grammaire.

Capacité d'organisation et d'anticipation (tâches, agendas, réunions,), de gestion du temps et des priorités, rigueur et méthode, autonomie dans l'exécution des tâches.

Capacité à travailler dans l'urgence.

Savoir faire preuve de souplesse et de flexibilité.

Qualités relationnelles, capacités d'écoute et d'adaptation à différents interlocuteurs-trices, de discernement, de travail en équipe.

Curiosité et pro-activité.

Sens des responsabilités.

Discrétion professionnelle.

Avantages liés au poste

Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
Prime de fin d'année.
Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
Chèques vacances sous conditions.
Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).

Condition de l'exercice

**Localisation**: 2 rue de la Fonderie 67000 STRASBOURG.