Assistant de Direction/Technique Bâtiment - Genlis, France - IN QUARTO
Description
Le cabinet de conseil en recrutement In Quarto recherche pour le compte d'un acteur de la construction, un Assistant de Direction/Technique Bâtiment H/F.
Sous la responsabilité du Responsable de l'Agence et d'un Directeur Régional, vous serez en charge des missions suivantes :
Assurer le suivi administratif et financier des chantiers en lien avec les conducteurs de travaux et le responsable d'agence,
Gérer les factures fournisseurs/bons de commandes, les factures frais généraux, effectuer le rapprochement bancaire et les relances
Editer et suivre les dossiers de chantiers
Gérer les contrats, déclarations fiscales et autre, mise en place des cautions bancaires, suivi des factures clients,
Préparer et suivre les contrats de sous-traitance, saisir les roulages
Commander les EPI et les vêtements de travail, en assurer un suivi.
Assurer le suivi administratif de l'agence et la gestion de l'information
Gérer l'accueil, les courriers entrants et sortants ainsi que les documents internes Groupe,
Gérer le standard téléphonique, prise de messages claires et transmission aux intéressés
Assurer la transmission des informations en interne et en externe
Commander les fournitures/consommables
Être l'interlocuteur de l'entreprise sur la gestion administrative du personnel
Etablir les contrats de travail et d'alternance
Collecter les documents relatifs à l'embauche et faire les déclarations obligatoires (URSSAF, caisse des congés et Probtp, adhésion mutuelle) et commander la carte BTP
Suivre les arrêts de travail/AT, les visites médicales, les congés et les heures des intérimaires
Contrôler les bulletins de paie
Saisir les pointages dans l'ERP et les transmettre au siège pour la paie,
Suivre le parc de véhicules : cartes carburant, contraventions, sinistres
Gérer avec le directeur et suivre le plan de formation, les formations obligatoires et autres actions de formation ainsi que les entretiens individuels,
Assurer la mise à jour du registre du personnel.
Gérer les appels d'offres
Préparer les pièces administratives
Diffuser et déposer sur la réponse sur Chorus
Être en veille sur les affaires commerciales en lien avec le responsable d'agence
Formation Bac +2 minimum en assistanat administratif ou gestion PME/PMI.
Minimum de 8 à 10 ans d'expérience dans un poste similaire, de préférence dans une PME du secteur BTP (rapprochement factures fournisseurs et RH)
Maîtrise du pack informatique indispensable, incluant une excellente connaissance des marchés publics et de leurs procédures.
Capacité d'organisation, autonomie, rigueur et sens du travail en équipe.
Bonne résistance au stress / assertivité
Excellentes compétences en communication écrite et verbale.